Yrityksen kasvu vaatii uuden oppimista ja työkykyyn panostamista

Tapahtumatoimisto Tapaus perustettiin vuonna 2012, jolloin toimintaa pyöritettiin kuuden työntekijän voimin. Yritys on kasvanut yhdeksässä vuodessa Pohjoismaiden johtavaksi tapahtumajärjestäjäksi, ja TAPAUS-konserniin kuuluu nykyisin 130 alan ammattilaista. Heistä 100 työskentelee Suomessa ja loput Ruotsissa. Työntekijöiden keski-ikä on 38 vuotta ja 67 prosenttia henkilöstöstä on naisia. Tapauksen tavoitteena on laajentaa liiketoimintaa myös muihin Pohjoismaihin lähivuosina.

− Yhtenä neljästä strategisista tavoitteistamme on olla unelmien työpaikka tosiammattilaisille ja tähän tavoitteeseen liittyy olennaisesti myös työkykyjohtaminen. Työntekijämme tekevät projektiluontoista asiantuntijatyötä sekä itsenäisesti että tiimeissä. Projektipiikit ovat yleensä ennen vuodenvaihdetta ja ennen kesälomia, mutta pandemiatilanteen helpotettua odotamme tänä vuonna myös erittäin vilkasta syksyä, arvioi Tapauksen HR-päällikkö Marika Fyhr-Elonen.

Tapaus järjestää vuosittain 600−700 tapahtumaa ja vuosien varrella tapahtumia on järjestetty noin 30 eri maassa. Palveluvalikoimaan kuuluvat B2B- ja B2C-asiakastapahtumat, henkilöstötilaisuudet, messut sekä vaikuttaja- ja muut sidosryhmätapahtumat. Yrityksen omistaa pääosin suomalainen pääomasijoittaja, mutta myös lähes puolet työntekijöistä omistaa osan yrityksestä.

Iso loikka virtuaalimaailmaan kannatti

Koronapandemia aiheutti tapahtuma-alalle yllättäen radikaalin muutoksen ja epävarmuuden tulevaisuudesta. Vaikka Tapauksen liikevaihto laski vuonna 2020, yritys onnistui kuitenkin kasvamaan pandemian aikana muuttamalla tapahtumat virtuaalisiksi. Yritys siirtyi etätöihin käytännössä yhdessä yössä ja panosti virtuaalitapahtumiin muun muassa rakentamalla Espoon Otaniemeen omien toimitilojen yhteyteen oman virtuaalistudion.

Keväällä 2020 Tapauksessa jouduttiin työn vähentyessä siirtymään nelipäiväiseen viikkoon. Tilanne oli vaikea myös työnantajalle, sillä lomautuksia tarvittiin ensimmäistä kertaa yrityksen historiassa. Kevään aikana Tapaus järjesti kolme avointa asiakastapahtumaa verkossa ja näytti käytännössä, miten virtuaalitapahtumia järjestetään. Virtuaalitapahtumien kysyntä alkoi kasvaa kesän aikana ja syksy oli jo todella kiireinen. Lomautukset keskeytettiin ja yritykseen rekrytoitiin lisää väkeä.

− Yksi yrityksemme arvoista on rohkeus. Pystymme tekemään päätöksiä ja muuttamaan toimintaamme aika nopeasti. Otimme riskin ja ryhdyimme rohkeasti opettelemaan virtuaalitapahtumia. Onnistuimme kasvamaan tällä kokonaan uudella alueella ja henkilöstömme oppimiskäyrä on ollut huima. Asiakkaamme Valtran globaali traktori lanseeraustapahtuma voitti Grand One palkinnon Suomessa ja parhaan virtuaalitapahtuman sarjan Campaign Experience Awardsissa Lontoossa. Tämä on hieno esimerkki siitä, millaiseen lopputulokseen voidaan päästä asiakkaan rohkeuden, luotettavien  yhteistyökumppaneiden ja osaavan projektitiimin yhteistyöllä, Fyhr-Elonen selittää.

 

Tapauksen HR-päällikkö Marika Fyhr-Elonen on työskennellyt yrityksessä perustamisesta lähtien. Kuva: Tapahtumatoimisto Tapaus.

Luovia ratkaisuja yhteisöllisyyden ylläpitämiseksi

Tapahtuma-ala vaatii työntekijöiltä paljon luovuutta ja etätyöhön siirtyminen oli iso muutos henkilöstölle. Yhteisöllisyyden ylläpitäminen koettiin aluksi isoksi haasteeksi, mutta se on onneksi löytynyt ajan kuluessa verkostakin. Etäpalavereihin sovittiin heti pelisäännöt, joihin koko henkilöstö sitoutui. Palavereissa on muun muassa käytetty koko ajan kameroita. Merkityksellisyyden tunnetta on lisätty siten, että työntekijöitä pyydetään säännöllisesti kertomaan tehdyistä tapahtumista yhteisissä palavereissa.

− Meillä on joka aamu virtuaaliset torikahvit ennen työpäivän alkua. Kahvit ovat jatkuneet jo vuoden, ja kuka tahansa voi tulla mukaan, jos haluaa. Tämä on ollut kiva tapa varsinkin silloin, kun meille on tullut uusia työntekijöitä. Meillä järjestetään myös virtuaalisia tiimilounaita, joihin kuka vain kollega voi tulla kuokkimaan. Tapaukselle on perustettu henkilökunnan toimesta myös harrastekerhoja, ja meillä on kevään aikana toiminut aktiivisesti esimerkiksi virtuaalisesti kokoontuva neulekerho. Lisäksi kevään aikana on päässyt kokoontumaan livenä lemmikkikerho, Fyhr-Elonen esittelee.

Viime talvena ja tänä keväänä yritys on myös vuokrannut muutaman huvilan etätyökonttoreiksi Pallakselta ja Eerikkilästä. Tapaus halusi antaa työntekijöille mahdollisuuden päästä työkavereiden kanssa irtautumaan hetkeksi perusarjesta ja inspiroitumaan kauniista luonnosta työntekemisen lomassa. Tämä malli toimi tiukoin koronarajoituksin siten, että kukin työntekijä sai varata itselleen sopivan parista päivästä viikkoon kestävän jakson kohteista.

Henkilöstön työkykyä tukevia toimintamalleja on rakennettu tilanteen mukaan

Tapauksessa on kehitetty pandemian aikana useita työkykyä tukevia toimintamalleja. Työkykyä ovat kuormittaneet muun muassa uuden työntekemisen mallin opettelu, pandemian tuoma paine ja taloudellinen epävarmuus. Havaittuihin työkykyhaasteisiin on puututtu heti, vaikka niitä on ollut vaikeampi huomata etätyössä. Esihenkilöillä on ollut käytössä tietyt kysymykset sisältävät agendat kahdenkeskisissä esihenkilöalaiskeskusteluissa, jotta haasteet olisi helpompi tunnistaa valmiiden kysymysten kautta.

Työterveyshuollon ja esihenkilöiden välille avattiin myös uusi yhteydenpitokanava, jonka ansiosta esihenkilöillä on mahdollisuus olla suoraan yhteydessä työterveyshuoltoon eikä kaikkien viestien tarvitse kulkea HR:n kautta. Tapauksessa on myös pyritty madaltamaan henkilöstön kynnystä hyödyntää työpsykologipalveluita kertomalla palveluista esimiehille ja työntekijöille positiivisesta näkökulmasta.

− Monella on ollut haasteita työn, kodin sekä työ- ja vapaa-ajan yhteensovittamisen kanssa. Toimitusjohtajamme on puhunut henkilöstölle siitä, kuinka tärkeää armollisuus itseä kohtaan on erityisesti tällaisina aikoina. Olemme mielestäni ymmärtäneet työnantajana hyvin, että esimerkiksi pienten lasten ja puolison läsnäolo pienessä asunnossa vaikeuttaa työntekoa. Henkilöstöllämme onkin ollut koko ajan mahdollisuus tehdä töitä myös toimistollamme, kertoo Fyhr-Elonen.

Työntekijöiden fyysistä työkykyä on tuettu ergonomisten kalusteiden ja työvälineiden avulla. Kaikille halukkaille on toimitettu kotiin sähköpöydät, työtuolit, näytöt ja näppäimistöt. Mahdollisuus lainata työnantajan kalusteita jää osaksi pysyviä käytäntöjä. Henkilöstölle on tarjottu lisäksi viikoittaista kehonhuoltoa virtuaalisesti. Halukkaat ovat voineet käyttää tunnin rentoutumiseen joogaohjaajan johdolla kesken työpäivän. Myös taukojen tärkeyttä työpäivän lomassa on korostettu.

− Olemme puhuneet paljon tauoista ja niiden tärkeydestä, mutta työntekijöiden pitää itse huomata taukojen merkitys. Toisaalta etätyö on tuonut mahdollisuuksia monelle, kun työmatkat jäivät pois. Eli muutoksessa on ollut myös hyviä puolia, Fyhr-Elonen tuo esille.

Pandemian aikana on panostettu entistä enemmän myös yrityksen sisäiseen viestintään ja usein tapahtuvat säännölliset tapaamiset on koettu tärkeiksi. Palaverikäytäntöjä on muokattu siten, että joka toinen viikko järjestetyt koko yrityksen yhteiset kokoontumiset on muutettu viikoittaisiksi. Näissä palavereissa henkilöstöllä on myös mahdollisuus esittää kysymyksiä. Työntekijöille on ryhdytty kertomaan entistä aktiivisemmin muun muassa Tapauksen taloudellisesta tilanteesta ja kysytty mahdollisista huolenaiheista virtuaalisten ryhmäkeskustelujen kautta. Viestinnän lisääminen on saanut kiitosta, ja yrityksen taloudellisesta tilanteesta aiotaan tiedottaa säännöllisesti jatkossakin.

Elon työkaluista tukea psykososiaalisten kuormitustekijöiden hallintaan

Henkilöstön sairauspoissaolot vähenivät vuoden 2021 alussa, mutta ongelmia on ollut enemmän psykososiaalisten kuormitustekijöiden hallinnassa. Tapauksen uusi työsuojeluorganisaatio valittiin tänä keväänä, ja sen merkitys on noussut pandemian vuoksi. Työsuojelu on tavoitteellista ja tulee näkymään koko henkilökunnalle toimenpiteinä, joilla edistetään kaikkien hyvinvointia. Tavoitteena on sairauspoissaolojen väheneminen ja se, että kaikki työntekijät voivat hyvin. Työsuojelu ja HR-päällikkö ovat tehneet jo yhdessä Elon uuden Työkykyjohtamisen nykytilan kartoituksen.

− Kokemuksemme Elon uudesta työkalusta ovat hyvät. Kartoitus oli todella laaja. Tuli sukellettua ja mietittyä nykytilaa ja pysähdyttyä aiheen äärelle. Tieto lisää tuskaa, mutta pitäähän rikkinäiset osat nähdä ennen kuin niitä voi korjata. Suhtauduimme kriittisesti, kun vaihtoehdot olivat vain 0 tai 1. Halusimme jäädä vielä tarkkailemaan, voimmeko tehdä jotain paremmin. Olemme ehkä todellisuudessa jo vähän paremmassa tilassa, mutta kartoitus nosti esille asioita, joihin pitää kiinnittää enemmän huomiota. On mielenkiintoista nähdä, miten toimenpiteet näkyvät, kun kartoitus tehdään seuraavan kerran, Fyhr-Elonen toteaa.

Nykytilaan tutustumisen lisäksi Fyhr-Elonen ja työsuojelu ovat valinneet kehityskohteita ja pohtineet toimenpiteitä psykososiaalisten kuormitustekijöiden hallintaan. Tapauksessa on noin 20 esihenkilöä ja tarkoituksena on hyödyntää aktiivisemmin myös Elon esimiehille suunnattuja työkykyjohtamisen koulutuksia.

− Osalla työntekijöistämme on ollut etätyöaikana haasteita erottaa työ- ja vapaa-aika, mikä on aiheuttanut väsymisen tunnetta. Työskentely tällä alalla on mukaansatempaavaa ja mielenkiintoista, ja piilevänä vaarana saattaa kuitenkin joskus olla, että työpäivät venyvät ja väsymisen tunne alkaa hiipiä. Tämäntyyppisessä asiantuntijatyössä pitäisi itse osata suunnitella omaa ajankäyttöään ja osata tarvittaessa sanoa myös ei, kun työpöytä alkaa olla täysi. Olemmekin suunnitelleet syksyksi koulutuksellisia toimenpiteitä oman ajan hallintaan ja suunnitteluun liittyen, Fyhr-Elonen selventää.

Kohti uutta normaalia yhteisten pelisääntöjen avulla

Tapauksen työntekijöiden arki palaa ainakin osittain toimistolle jälleen syksyllä. Noin puolet henkilöstöstä arvioi jatkavansa puolet työajasta etänä ja siksi työkalusteiden lainaamista kotikonttoreille halutaan jatkaa. Tiimeissä suunnitellaan nyt pelisääntöjä ja sovitaan yhdessä työn raameista etä- ja lähityön hybridimallissa. Syksyn lähestyessä kiinnitetään huomiota myös siihen, että toimiston kaikissa tiloissa on toimivat videoneuvotteluvälineet, jotta palavereihin osallistuminen etänä ei tuota haasteita arkeen.

− Työntekijämme odottavat todella paljon sitä, että pääsemme toimistolle. Osaa vielä vähän pelottaa, kun ei tiedetä, minkälainen tilanne on syksyllä. Teemme toimistolla tilamuutoksia, jotta siellä on jatkossa vapaampia ideointitiloja tiimeille, hiljaisia kirjastotiloja keskittymistä vaativille töille sekä riittävästi mahdollisuuksia esimerkiksi puheluiden hoitamiseen. Lähes kaikille työntekijöille löytyy jatkossa oma työpiste. Yhteiset palaverit järjestetään jatkossa vain joka toinen viikko ja se tulee olemaan luultavasti hetki, jolloin kokoonnumme fyysisesti yhteen. Yhteisöllisyys ja yhdessä tekeminen ovat niin iso osa työtämme ja Tapauksen identiteettiä, että henkilöstömme haluaa kohdata toimistolla yhteisen tekemisen ja yhdessäolon merkeissä. Toimistomme on jatkossa kotipesä, jossa tapaamme toisiamme fyysisesti. Tapahtumia ja omaa työtä tullaan jatkossa tekemään hybridimallilla. Pandemia-aika on opettanut, että etätyökin on hyvä työntekemisen muoto. Pitää kuitenkin ottaa huomioon työkykyasiat ja se, että elämä on muutakin kuin työkoneen tuijottamista, Fyhr-Elonen summaa.