Kehity työn kehittäjänä

Yrityksesi työskentelytapoja kehittämällä voit vaikuttaa paljon omaan jaksamiseesi. Ajankäyttösi tehostuu ja saat todennäköisesti kilpailuetua markkinoilla. Kiinnitä huomiota uuden osaamisen hankkimiseen ja vanhasta poisoppimiseen.

Yrityksen toiminnan arviointi kannattaa ottaa jatkuvaksi toimintatavaksi. Hanki tähän kumppani, jos tuntuu, ettet itse ”näe metsää puilta”. Näiden sivujen työkaluista saat apua konkreettiseen kehittämistyöhön.

Aloita työn kehittäminen selvittämällä, mihin käytät työaikaasi ja mikä hankaloittaa sujuvaa työntekoa. Ongelmakohtien kartoitus auttaa suuntaamaan kehittämistoimenpiteet oikein.

Analysoi ajankäyttösi

Avain ajanhallintaan on priorisointi. Keskity siis kaikkein tärkeimpiin asioihin ja jätä vähemmän tärkeät tehtävät odottamaan. Priorisointia tehdessäsi voit jopa huomata, että joistakin tehtävistä voi luopua kokonaan, koska ne eivät ole keskeisiä yrityksesi tuloksen kannalta.

Miten liikkeelle?

  • Luokittele omat työtehtäväsi ensin tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin asioihin.
  • Tämän jälkeen arvioi, mitkä näistä tehtävistä ovat kiireellisiä ja mitkä vähemmän kiireellisiä.
  • Luokittele tehtävät esimerkiksi seuraavaa taulukkoa apuna käyttäen.
  • Uutta tehtävää aloittaessasi arvioi aina tehtävän tärkeys ja kiireellisyys, ja toimi sen mukaan joko heti tai vasta muutaman tunnin tai päivän päästä.
  • Nosta aina itsesi tärkeimmäksi asiaksi! Itsestäsi huolehtiminen on välttämätöntä ja sen tulee kuulua viikoittaiseen ohjelmaasi.
  • Muista, että sinun ei kannata tehdä kaikkea itse. Yrityksen tuotteiden/palveluiden myynnin ja markkinoinnin kumppanuuteen voi ja kannattaa panostaa, jos et itse koe hallitsevasi sitä. Delegoi asioita ja varmista itsellesi hyvät kumppanit!

 

Kiireelliset asiat

Ei-kiireelliset asiat

Tärkeät asiat

1. Tärkeä - kiireellinen
Suoraan tulokseen vaikuttavat asiat
Kriisiytyvät asiat
Deadline-projektit

2. Tärkeä - ei kiireellinen
Kehittäminen, suunnittelu
Vuorovaikutus
Stressin ennaltaehkäisy
Itsestä huolehtiminen

Ei-tärkeät asiat

3. Ei-tärkeä - kiireellinen
Jotkut puhelut
Osa postista
Jotkut kokoukset

4. Ei tärkeä - ei kiireellinen
Vähäpätöiset tehtävät
Osa postista
Osa puheluista
Ajanviete, puuhastelu

Lähteet: Rytikangas (2008): Tehokas ajankäyttö.

Tee työtehtävien arviointia päivittäin ja luovu oikeaan alakulman (ei tärkeät – ei kiireelliset) tehtävistä. Näin vähennät kiireen tuntua.

Pidä häiriöpäiväkirjaa

Hyvin sujuneen työpäivän jälkeen olo on innostunut ja energinen, vaikka päivä olisi ollut kiireinenkin. Jos työ tuntuu muuttuvan hallitsemattomaksi hässäkäksi, on aika pysähtyä arvioimaan tilanne. Miksi työn sujuminen vaikeutuu?

Voit pitää työstäsi häiriöpäiväkirjaa, ks. malli alla. Kirjaa esimerkiksi viikon ajan ylös kaikki työtilanteet, jolloin työn tekeminen tökki ja tilanne jäi harmittamaan. Kyseessä voi olla esimerkiksi suunnitellun työn keskeytyminen, tiedonkulun katkos, turha lisätyö, virhe, reklamaatio ja niin edelleen.

Pohdi seuraavaksi, onko kyseessä toistuva tilanne. Jos on, niin milloin se alkoi toistua aiempaa useammin? Muuttuiko työssäsi tällöin jokin, joka aiheuttaa ongelman? Miksi aiemmat keinot eivät enää riitä tilanteesta selviytymiseen?

Työn häiriöitä ja muutoksia analysoimalla voit saada uusia oivalluksia työn kehittämiseksi. Tarkoituksena on ehkäistä häiriötilanteiden synty tulevaisuudessa, jolloin työn hallinta paranee ja yrityksen toimintatavat kehittyvät.

Näin analysoit ja ratkaiset työn häiriöitä:

  1. Mieti työtilanne tai työvaihe, jossa tyypillisesti ilmenee kiirettä/hässäkkää/harmitusta. Voit myös pitää häiriöpäiväkirjaa.
  2. Kirjaa ylös mahdollisimman tarkkaan, mitä tilanteessa tapahtui.
  3. Muistele, milloin tilanne on alkanut yleistyä.
  4. Arvioi, mikä työssäsi on muuttunut viime vuosina. Aiheuttaako jokin näistä muutoksista kirjaamiasi häiriöitä?
  5. Millainen uusi toimintatapa vähentäisi häiriötä tai ehkäisisi sen kokonaan?
  6. Kokeile uutta toimintatapaa ja arvioi sen vaikutuksia työn sujumiseen esimerkiksi kahden kuukauden kuluttua.

Häiriöpäiväkirja (lähde: Muutospajaohjaajan opas 2010, s. 82).

Aihe Hankaluus/häiriö Millaiset muutokset aiheuttavat häiriöitä Ideoita häiriön poistamiseksi