Kallelse till ordinarie bolagsstämma

2.4.2019
Delägarna i Ömsesidiga Arbetspensionsförsäkringsbolaget Elo kallas till ordinarie bolagsstämma som hålls måndagen den 29 april 2019 från kl. 16.00 i Elos lokaler på adressen Norrskensvägen 7, 02100 Esbo.

A. Ärenden som behandlas på bolagsstämman

På bolagsstämman behandlas de ärenden som enligt 20 § i bolagsordningen ankommer på den ordinarie bolagsstämman:

1. Framläggande av bokslut, koncernbokslut, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse samt verkställande direktörens översikt
2. Fastställande av bokslutet och koncernbokslutet
3. Disposition av den vinst som den fastställda balansräkningen utvisar

Styrelsen föreslår för bolagsstämman att räkenskapsperiodens överskott på 5 574,40 euro överförs till dispositionsfonden.

4. Beslut om beviljande av ansvarsfrihet för förvaltningsrådet, ledamöterna i styrelsen och verkställande direktören
5. Beslut om arvoden och grunderna för ersättningen av resekostnader till ledamöterna i förvaltningsrådet

Förvaltningsrådets valutskott har enligt 12 § i bolagsordningen för bolagsstämman berett förslag till arvoden och till grunder för ersättningen av resekostnader för ledamöterna i förvaltningsrådet, till antalet medlemmar (punkt 6 nedan) och till valet av medlemmar (punkt 7 nedan).

Valutskottet föreslår att det till ledamöterna i förvaltningsrådet betalas följande arvoden från den ordinarie bolagsstämman år 2019 fram till följande ordinarie bolagsstämma:
- ordförandens årsarvode föreslås vara 5 000 euro
- vice ordförandens årsarvode föreslås vara 3 800 euro
- ordförandens, vice ordförandens och medlemmarnas mötesarvode föreslås vara 800 euro per möte

Dagtraktamente och resekostnader skulle betalas till samtliga ledamöter enligt gällande maximibelopp för skattefria ersättningar i skattestyrelsens beslut.

Årsarvodet skulle betalas i två rater.

Valutskottet föreslår därtill att medlemmarna i förvaltningsrådet försäkras enligt 8 § i lagen om pension för arbetstagare, enligt vilken pension tillväxer för förtroendeuppdrag och ArPL-avgift betalas för förtroendemannaarvoden.

6. Beslut om antalet ledamöter i förvaltningsrådet

Enligt 9 § i bolagsordningen ska förvaltningsrådet bestå av minst 28 och högst 56 ledamöter.

I förvaltningsrådet ska det finnas sådana representanter för försäkrings¬tagarna och de försäkrade, som väljs bland personer som föreslagits av de centrala arbetsgivarcentral- och löntagarcentralorganisationerna. Antalet representanter som valts bland personer som föreslagits av de centrala löntagarcentralorganisationerna ska utgöra minst en tredjedel av antalet ledamöter i förvaltningsrådet och antalet representanter som valts bland personer som föreslagits av de centrala arbetsgivar-centralorganisationerna ska utgöra minst en sjättedel av antalet ledamöter i förvaltningsrådet. Bestämmelsen i bolagsordningen tillämpas första gången vid valet av förvaltningsrådsledamöter för den mandatperiod som börjar från bolagsstämman 2019 och därefter.

Mandattiden för en ledamot i förvaltningsrådet är tre år. En tredjedel av ledamöterna, eller vad som är närmast en tredjedel, står i tur avgå varje år.

Valutskottet föreslår att antalet ledamöter i förvaltningsrådet fastställs till 42.

7. Val av ledamöter till förvaltningsrådet

Valutskottet föreslår att bolagsstämman väljer följande ledamöter till förvaltningsrådet för treårsperioden 2019–2022:

Av de ledamöter som står i tur att avgå föreslås omval av Pekka Metsi, Harri Miettinen, Heikki Pesu, Katariina Poskiparta, Ansu Saarela, Klaus Saarikallio (Finlands Näringsliv EK), Tapio Volanen (Finlands Näringsliv EK) och Janne Ylinen.

Till nya ledamöter för mandatperioden 2019–2022 föreslås på förslag av STTK ordförande Stefan Borgman (METO Skogsbranschens Experter rf), skogsdirektör Juha Hakkarainen (Centralförbundet för lant- och skogsbruksproducenter MTK rf), på förslag av FFC ekonomichef Ulla Hopponen (Industriförbundet rf), verkställande direktör Heidi Jaara (Wheslyn Group Oy/Balmuir) och på förslag av Akava verksamhetsledare Mats Nyman (Privatsektorns Chefer och Specialister YTY rf).

Dessutom föreslår valutskottet att det till nya ledamöter i förvaltnings¬rådet fram till den ordinarie bolagsstämman 2021 på förslag av STTK väljs ordförande Millariikka Rytkönen (Tehy rf) och på förslag av Akava verksamhetsledare Mikko Salo (Natur-, miljö- och skogsvetareförbundet Loimu rf) samt till ny medlem fram till den ordinarie bolagsstämman 2022 på förslag av FFC väljs organisationschef Matti Huutola (FFC rf).

8. Beslut om arvoden och grunderna för ersättningen av resekostnaderna till revisorer

Styrelsen föreslår på valutskottets förslag att revisionsarvode betalas enligt en faktura som bolaget godkänner och att det till revisorerna inte betalas särskilt dagtraktamente eller ersättning för resekostnader.

9. Beslut om antalet revisorer och revisorssuppleanter

Styrelsen föreslår på valutskottets förslag att det som bolagets revisor väljs en revisionssammanslutning och att det inte väljs någon revisorssuppleant.

10. Val av revisor

Styrelsen föreslår på förslag av revisionsutskottet att till revisor väljs revisorssammanslutningen Ernst & Young Oy, som har meddelat att CGR Ulla Nykky fungerar som huvudansvarig revisor.


B. Bolagsstämmohandlingar

Bolagsstämmans föredragningslista, kopior av bokslutshandlingarna och de förslag till beslut som presenterats för bolagsstämman finns från och med den 16 april 2019 till påseende på bolagets huvudkontor, Norrskensvägen 7, 02100 Esbo. Kopior av handlingarna skickas på begäran till delägarna.

Denna kallelse till bolagsstämma samt annan information om bolagsstämman och bokslutet finns på Elos webbplats www.elo.fi.

C. Anvisningar för deltagarna i bolagsstämman

1. Deltagande

Rätt att delta i bolagsstämman har bolagets delägare. Beslutanderätt på bolagsstämman utövas av bolagets delägare. Den som har beslutanderätt vid bolagsstämman får utöva sin rätt via ett ombud.

Delägare i bolaget är enligt 5 § i bolagsordningen:
1) försäkringstagare som har ett gällande försäkringsavtal enligt lagen om pension för arbetstagare i bolaget
2) försäkringstagare som har ett gällande försäkringsavtal enligt lagen om pension för företagare i bolaget
3) de försäkrade i varje enskild försäkring tillsammans, vilka omfattas av ett gällande försäkringsavtal enligt lagen om pension för arbetstagare i försäkringsgivarens bolag.

Enligt 19 § i bolagsordningen har de delägare som nämns i 5 § 1 mom. 1 och 2 punkten i bolagsordningen samt den representant för de försäkrade som nämns i 5 § 1 mom. 3 punkten rösträtt på bolagsstämman. Representanten får endast företräda en försäkringstagare eller de försäkrade i en sådan koncern som nämns i bolagsordningen och i egenskap av försäkrad ska representanten omfattas av en av de försäkringar enligt lagen om pension för arbetstagare som han eller hon företräder.

När det gäller valet av representant för de försäkrade fastställs i 19 § i bolags-ordningen följande:

Beslut om val av representant och huruvida det i enlighet med 19 § 2 mom. i bolagsordningen ska väljas en eller flera representanter, samt beslut om vilka försäkringar som representanterna företräder, fattas av de företrädare för personalen som avses i lagen om samarbete inom företag, och i fråga om en sådan koncern som nämns ovan de före¬trädare för personalen som valts för koncernsamarbete som avses i nämnda lag. Om försäkringstagaren inte har nämnda företrädare för personalen, förrättas ovan nämnda val av de försäkrade som omfattas av varje enskild försäkring enligt lagen om pension för arbetstagare på ett gemensamt möte för varje enskild försäkring eller, om försäkrings¬tagaren har flera försäkringar enligt lagen om pension för arbetstagare i bolaget, av de försäkrade som omfattas av dessa försäkringar på ett gemensamt möte.

Valet av representant bekräftas i en handling som undertecknas av ordföranden på det möte där valet förrättas. Handlingen fungerar som representantens fullmakt på bolagsstämman. Av handlingen ska den försäkring eller de försäkringar framgå som omfattar de försäkrade vilka ombudet representerar.

2. Rösträtt

Röstetalet för varje försäkring är en (1) röst per varje försäkringsavgift på fulla hundra (100) euro som betalats under det föregående kalenderåret. Försäkringens röstetal är emellertid minst två (2) röster. Röstetalet för en försäkring enligt lagen om pension för arbetstagare, eller om försäkringstagaren har flera försäkringar enligt lagen om pension för arbetstagare i bolaget, röstetalen för dessa, delas mellan försäkringstagaren och de försäkrades representant i det förhållande som den genomsnittliga avgiftsprocenten enligt lagen om pension för arbetstagare utvisar för arbetsgivaren och arbetstagaren. De röstetal som erhållits på detta sätt avrundas uppåt till följande hela tal. Om röstetalet för en försäkring är två (2) röster, tillhör den ena rösten försäkringstagaren och den andra representanten för de försäkrade.

På bolagsstämman får man för egen räkning eller som befullmäktigad av en annan rösta med högst en tiondedel av de på stämman företrädda röstetalet.

3. Anmälan

Delägare och ovan nämnda representant för de försäkrade som önskar delta i bolagsstämman ska meddela bolaget sitt deltagande senast den 24 april 2019 kl. 16.00. Anmälan kan göras:
• per brev till adressen Ömsesidiga Arbetspensionsförsäkringsbolaget Elo/Tuula Tuomola, 00041 ELO
• per e-post till tuula.tuomola@elo.fi
• under arbetstid per telefon till 020 703 5355.

Anmälan ska vara bolaget till handa innan förhandsanmälningstiden går ut.

Eventuella fullmakter och handlingar som styrker valet av representant för de försäkrade ska inlämnas till bolaget i samband med förhandsanmälan.

Granskningen av fullmakter börjar på mötesplatsen kl. 15.30.


Esbo den 11 mars 2019

ÖMSESIDIGA ARBETSPENSIONSFÖRSÄKRINGSBOLAGET ELO
STYRELSEN