Usein kysyttyä tulorekisteristä

Olemme koonneet sinulle tälle sivulle vastauksia useimmin kysyttyihin tulorekisterikysymyksiin. Kysymykset on jaoteltu aihealueittain.

Kiinnitä huomiota luontoisetujen ilmoittamiseen

Huom! Tulorekisteriin tehdään nyt paljon ilmoituksia, joissa luontoisedut ja luontoiseduista vähennetty korvaus on ilmoitettu väärin. Tutustu käytännön ohjeisiin >

Valtuudet ja varmenteet

Mitä tietoja uusi tilitoimisto näkee tulorekisteristä ja voiko uusi tilitoimisto korjata aikaisemmin tehtyjä ilmoituksia?

Valtuutus koskee tietyn yrityksen tai henkilön tietoja. Valtuutetun tahon vaihtuminen ei vaikuta siihen, mitä tietoja uusi valtuutettu taho näkee; uusi tilitoimisto voi katsella valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia eli myös edellisen tilitoimiston tekemiä ilmoituksia.

Valtuuden päätyttyä valtuutettu ei näe enää yrityksen tietoja eikä antamiaan ilmoituksia.

Uusi tilitoimisto voi ylläpitää ja toimittaa valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia eli myös sellaisia, jotka ovat edellisen tilitoimiston tekemiä.
−    Yrityksen ilmoittamat tiedot säilyvät tulorekisterissä 10 vuoden ajan. Tietoja voidaan korjata niin kauan kuin niitä säilytetään tulorekisterissä.

Miten hoituu ulkomaalaisen yhtiön valtuutus ja ilmoituksien teko?

Suomalainen työntekijä voi perustaa Katso-tunnisteen ulkomaalaisen työnantajan puolesta, jos hänellä on nimenkirjoitusoikeus yritykseen. Tunniste perustetaan täällä >

Jos hänellä ei ole nimenkirjoitusoikeutta, voi ulkomaalainen yritys (yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö) valtakirjalla valtuuttaa suomalaisen työntekijän perustamaan Katso-tunnisteen.  Valtakirjan lisäksi täytyy toimittaa kaupparekisteriote, josta ilmenevät nimenkirjoitusoikeudet.

Jos ulkomaalainen työnantaja haluaa itse perustaa Katso-tunnisteen, eli ei halua antaa valtakirjaa suomalaiselle työntekijälle, löytyy siihen ohje täältä > (”Katso tunnisteen perustaminen, jos sinulla ei ole suomalaista henkilötunnusta”)

Ilmoittaminen tulorekisteriin

Mitä tietoja tulorekisteriin ilmoitetaan?
Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava. Ilmoitettaville tiedoille ei ole euromääräistä alarajaa eikä ikärajaa, vaan kaikki palkkatiedot on ilmoitettava riippumatta summasta tai tulonsaajan iästä. Tiedot ilmoitetaan 1.1.2019 jälkeen maksetuista palkoista.

Työnantaja tai muu suorituksen maksaja ilmoittaa maksetut palkat ja muut ansiotulot palkkatietoilmoituksella jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Yhdellä ilmoituksella ilmoitetaan yhden tulonsaajan yhden maksukerran tiedot.  Samalla ilmoituksella voi kuitenkin ilmoittaa samalle tulonsaajalle useita erilajisia tuloja, esimerkiksi rahapalkkaa, luontoisetuja ja kilometrikorvauksia.

Miten ilmoitan tulorekisteriin?
Tulorekisteriin voi tehdä ilmoituksia kolmella eri tavalla:

1. Teknistä rajapintaa pitkin -> Automaattinen ilmoitus omasta palkkajärjestelmästä:
- Palkkajärjestelmän tulee olla yhteensopiva tulorekisterin kanssa, mm. aineiston tulee olla xml-muotoisia ja tulolajien koodit tulee olla yhteensopivia tulorekisterin tulolajien kanssa.
- Ilmoittamiseen ei tarvita erillistä kirjautumista. Yhteys tulorekisteriin muodostetaan etukäteen haettavan varmenteen avulla.

2. Sähköisen asiointipalvelun kautta
- Kirjaudutaan tulorekisteri.fi -sivujen kautta, tunnistaudutaan joko pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, organisaatio- tai varmennekortilla.
- Käyttövaltuudet on hoidettava kuntoon ennen kirjautumista Suomi.fi - tai Katso-palvelun kautta.
- Ilmoitukset voi tehdä:
  1. Latauspalvelussa, jossa tiedot voidaan ladata tiedostona xml-muotoisena
  2. Verkkolomakkeella, jolla yksittäisen ilmoituksen tiedot syötetään manuaalisesti.

3. Erityisestä syystä myös paperilomakkeella
- Jos ei voida kohtuudella edellyttää tietojen antamista sähköisesti; esimerkiksi kun kyseessä on luonnollinen henkilö, kuolinpesä, satunnainen tai ulkomainen työnantaja.
- Lomake löytyy tulorekisterin sivuilta >

Käyttöön jää myös palkanlaskentaohjelma Palkka.fi, josta tiedot menevät automaattisesti tulorekisteriin.

Miten TyEL-sopimustyönantaja tekee ilmoituksen tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa?

Jos sinulla on voimassa oleva TyEL-vakuutussopimus (eli et ole tilapäinen työnantaja), toimi näin:

  1. Maksajan tyyppi -kohdassa:
    • Yritysasiakas: Jätä kaikki kohdat tyhjäksi.
    • Henkilöasiakas: ”Kotitalous” on valmiiksi valittuna, älä valitse sen lisäksi muuta.

       

  2. Vakuuttaminen -kohdassa, valitse seuraavat tiedot:
    • Tieto työeläkevakuutuksesta: ”Työntekijän eläkevakuutus”.
    • Työeläkelaitos: ”54 Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo”.
    • Eläkejärjestelynumero: ”54-XXXXXXXX”.
Mitä tarkoittavat tulorekisterin termit aineisto ja ilmoitus?
  • Ilmoitus on yhden henkilön yhden palkanmaksupäivän palkkatietoilmoitus.
  • Tulorekisteriin lähetettävä aineisto voi sisältää usean työntekijän palkkatietoilmoituksen.
Miten luontoisedut tulee ilmoittaa tulorekisteriin?

Tässä muutamia käytännön ohjeita luontoisetujen ilmoittamiseen:

1. Luontoisedusta peritty korvaus on ilmoitettava samalla palkkatietoilmoituksella kuin luontoisetu, vaikka korvaus perittäisiin etukäteen tai myöhemmin.

2. Jos työnantaja on perinyt luontoisedusta korvausta enemmän kuin luontoisedun verotusarvo, palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan luontoisedusta perittynä korvauksena korkeintaan verotusarvoa vastaava määrä.

3. Jos ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa, perittyä korvausta ei ilmoiteta 407-tulolajilla (muista luontoiseduista peritty korvaus), vaan tällöin käytetään vain tietoa ”Ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa”-”Kyllä”.

Voi vaikuttaa siltä, että luontoisetujen ilmoittaminen tulorekisteriin on mennyt oikein, koska tulorekisteristä ei tule virheherjaa. Virheellisesti tehdyt ilmoitukset välittyvät Eloon, mutta niistä saattaa muodostua virheellinen TyEL-maksu.

 

Kannattaa tutustua huolella tulorekisterin ohjeeseen ’Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: Luontoisedut ja kustannusten korvaukset’.  
Mitä ovat pakolliset ja täydentävät tiedot?
Tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella ilmoitettavat tiedot voivat olla joko jokaisen ilmoituksen yhteydessä annettavia pakollisia tietoja tai täydentäviä tietoja.

Pakollisia tietoja ovat esimerkiksi:
•    yksilöinti- ja tunnistetiedot, kuten palkanmaksukausi ja -päivä sekä tiedot suorituksen maksajista ja saajista
•    osa palkkatietoilmoituksen tulolajeista (esimerkiksi luontoisedut ja kustannusten korvaukset) silloin, kun kyseisiä tuloja maksetaan
•    rahapalkkojen ilmoittaminen vähintään yhteissummana (ns. ilmoitustapa 1 = rahapalkkojen ilmoittamisen suppeampi tarkkuustaso)

Täydentäviä tietoja ovat esimerkiksi:

•    täydentävät tulolajit, kuten rahapalkkojen ilmoittaminen eritellysti (ns. ilmoitustapa 2 = rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso)
•    muut lisätiedot, esimerkiksi tietyt palvelussuhdetta koskevat tiedot, poissaolotiedot sekä tulolajien ansaintajaksot

Kun työnantaja antaa tarvittavat täydentävät tiedot samassa yhteydessä maksamiensa palkkojen kanssa, jälkikäteen tehtävät selvitykset vähenevät. Mm. työeläkelaitokset tarvitsevat täydentäviä tietoja.
Jos tiedot jätetään ilmoittamatta, tiedon käyttäjät voivat joutua kysymään suorituksen maksajalta tietoja myöhemmin erikseen.

Mitä tarkoittaa ilmoitustapa 1 ja 2?

Ilmoitustapa 1 = Tällä tarkoitetaan rahapalkkojen ilmoittamista vähintään yhteissummana = rahapalkkojen ilmoittamisen suppeampi tarkkuustaso.   

Ilmoitustapa 2 = Tällä tarkoitetaan rahapalkkojen ilmoittamista eritellysti, täydentävillä tulolajeilla = rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso (suositeltu ilmoitustapa).

Mitä tarkoittaa Palkkatietoilmoituksen tulolajit?

Tulorekisterin palkkatietoilmoitukselle viedään ansioita eri tulolajeille. Tulolajilla tarkoitetaan tulon tyyppiä, jolla tulorekisteriin ilmoitettavat suoritukset eritellään. Tulolajeja ovat muun muassa aikapalkka, urakkapalkka ja työkorvaus.

Tulolajit on jaettu 4 ryhmään (100-, 200-, 300- ja 400 sarjan tulolajit):

•    100-sarjan tulolajeja käytetään, kun ilmoitetaan ilmoitustapa 1:llä, eli rahapalkan ilmoittaminen yhteissummana.
•    200-sarjan tulolajeja käytetään, kun ilmoitetaan ilmoitustapa 2:lla, eli rahapalkan ilmoittaminen eritellysti (suositeltu ilmoitustapa).
•    300-sarjan tulolajit ovat erikseen ilmoitettavia tulolajeja, esim. luontoisedut ja kustannusten korvaukset. Ovat pakollisia ilmoittaa, jos kyseistä tulolajia maksetaan.
•    400-sarjan tulolajeja käytetään, kun ilmoitetaan palkasta vähennettäviä eriä, kuten esim.  ennakonpidätys ja työntekijämaksut. Ovat pakolliset ilmoittaa, jos kyseinen maksu on vähennetty palkasta.

Pitääkö myös palkkaennakko ilmoittaa?

Kyllä. Jatkossa myös palkkaennakot ilmoitetaan tulorekisteriin reaaliaikaisesti. Tieto on ilmoitettava tulorekisteriin viidentenä kalenteripäivänä palkkaennakon maksupäivästä.

Palkkaennakosta pitää toimittaa ennakonpidätys ja maksaa sosiaalivakuutusmaksut palkkaennakon maksupäivänä. Kun ennakonpidätys on toimitettu ja sosiaalivakuutusmaksut maksettu, palkkaennakko vähennetään työntekijän bruttopalkasta varsinaisena palkanmaksupäivänä. Tulorekisteriin ilmoitettua palkkaennakkoa ei saa ilmoittaa uudelleen varsinaisena palkanmaksupäivänä.

Miten palkanmaksukausi ja ansaintakausi eroavat toisistaan?

Palkanmaksukausi on ajanjakso, jolta palkka maksetaan. Työsuhteen päättyessä päättyy myös palkanmaksukausi. Palkka on maksettava palkanmaksukauden viimeisenä päivänä, jollei toisin sovita. Aineistossa voi olla vain yksi palkanmaksukausi.

Ansaintakausi (tulon ansainta-/kertymä aika) voi olla eri kuin palkanmaksukausi. Ansaintakausi on ajanjakso, jolta tulo on kertynyt. Ansaintakausi voi olla pidempi tai lyhyempi kuin palkanmaksukausi, esimerkiksi vuoden pituinen tai pidempi. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto, ja se voi olla kunkin ilmoitettavan tulolajin kohdalla eripituinen.

Miten toimia tuntipalkkaisten ja kuukausipalkkaisten kanssa?
Jos yrityksessä on tuntipalkkaisia, joille maksetaan palkka 2 viikon välein, sekä kuukausipalkkaisia, joille maksetaan palkka kerran kuukaudessa. Voiko työntekijöille maksetut suoritukset ilmoittaa samassa aineistossa, kun maksupäivä on sama?

Ei voi, jos kuukausi- ja tuntipalkkaisilla on eri palkanmaksukaudet. Yhdessä aineistossa voi olla yhden maksupäivän ja yhden palkanmaksukauden ilmoitukset. Jos palkanmaksukausi on tuntipalkkaisilla ja kuukausipalkkaisilla eri, tiedot on annettava eri aineistoissa, vaikka maksupäivä olisi sama.

Milloin käytetään tulolajia Palkkasumma, joka on työeläkevakuutusmaksun alainen (102)?

Tulolajia Palkkasumma, joka on työeläkevakuutusmaksun alainen (koodiarvo 102) käytetään, kun tulolajilla ilmoitetaan tulonsaajan työeläkevakuutuksen perusteena oleva työansio yhteensä.
Tulolajia käytetään vain, jos eläkevakuutusmaksujen alainen työansio poikkeaa Palkka yhteissumma -tulolajilla ilmoitetusta tulon määrästä.

Esimerkki: Palkka yhteissummaksi (koodiarvo 101) ilmoitetaan 1000 euroa ja jostain syystä koko 1000 euroa ei ole TyEL-vakuutettavaa tuloa, vaan TyEL-vakuutettava summa on 800 euroa.
Jotta TyEL-vakuuttaminen menee oikein, on ilmoitettava omaksi tulolajiksi 800 euroa, joka on työeläkevakuutusmaksun alainen (koodiarvo 102).


Miten alle 17-vuotiaiden ja yli 68-vuotiaiden palkat tulee ilmoittaa tulorekisteriin?
Alle 17- ja yli 68-vuotiaat eivät kuulu TyEL-vakuuttamisen piiriin. Jotta ilmoittaminen tulorekisterissä menisi oikein on tulorekisterissä ilmoitettava, ettei vakuuttamisvelvollisuutta ole, käyttämällä Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppiä ’Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)’.

Työeläkelaitoksen yhtiötunnusta ja eläkejärjestelynumeroa ei myöskään ilmoiteta tulorekisteriin.

Miksi kaikki tulorekisteriin ilmoitetut tiedot tai ansiot eivät välity Eloon?

Tulorekisteristä Eloon välittyvät vain ne tiedot, jotka Elolla on oikeus saada, eli tiedot jotka ovat välttämättömiä työeläkevakuuttamista varten.
Jos kaikki tiedot eivät ole välittyneet Eloon oikein, kannattaa tarkistaa tulorekisterin sähköisestä asiointipalvelusta löytyykö tietoja, jotka estävät ilmoituksen tai sen osan välittymisen Eloon. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi:

  • Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)
    • tämä tieto estää koko ilmoituksen välittymisen Eloon.
  • Tulolajille lisätty Vakuuttamistiedon tyyppi -tieto Työeläkevakuutusmaksun alainen: Ei
    • tämä tieto estää kyseisen tulolajin välittymisen Eloon.
  • Tulonsaajan lisätiedon tyyppi: Yhteisö
    • tämä tieto estää koko ilmoituksen välittymisen Eloon.
  • Tulolaji joka ei ole työeläkevakuutusmaksun alainen

Ilmoittaminen tulorekisteriin tilapäisenä työnantajana

Mikä on tilapäisen työnantajan tekninen eläkejärjestelynumero?
Kun tilapäinen työnantaja tekee palkkailmoituksen tulorekisteriin, on hänen ilmoittamisen yhteydessä valittava työeläkeyhtiö, jossa haluaa TyEL-vakuuttaa työntekijänsä.

Riippuen ilmoitustavasta, voi tilapäinen työnantaja tarvita tulorekisteriin ilmoittamista varten
•    Elon yhtiötunnuksen, joka on 54
•    teknisen eläkevakuutusnumeron, joka on Elossa 54-0000000U

Jos tilapäinen työnantaja käyttää tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun verkkolomaketta tai käyttää palkanlaskentaan Palkka.fi:tä, ei Elon yhtiötunnusta tai tilapäisen työnantajan teknistä eläkevakuutusnumeroa tarvitse erikseen täyttää, vaan riittää että valitsee työeläkeyhtiöksi Elon.  

Ilmoittaminen tulorekisteriin kotitaloutena

Mitä on kotitalouden teettämä työ?

Kotitalouden teettämällä työllä tarkoitetaan yksityishenkilön tai kuolinpesän teettämää työtä, joka ei liity henkilön maatalous- tai elinkeinotoimintaan.
Tulorekisterin sivuilla löytyy selkeä lisäohje, joka on tarkoitettu kotitalouksille, jotka maksavat palkkaa tai muita ansiotuloja ja ilmoittavat tiedot tulorekisteriin.

Kun kyseessä on kotitalouden teettämä työ, tehdään ilmoitus tulorekisteriin aina henkilötunnuksella.

Maksut ja laskut

Miten tulorekisteri vaikuttaa maksutapoihin? Häviääkö kertavuotinen maksutapa?

Ennakkopalkkasumman mukainen kertavuotinen maksutapa poistuu. TyEL-maksut muodostuvat tulorekisteriin tehtyjen ilmoitusten perusteella.

Elossa on kolme vaihtoehtoa laskujen maksamiseen:

1.    Lasku kerran kuukaudessa = Elossa järjestelmä niputtaa kuukauden aikana muodostuneet maksut yhdeksi laskuksi joka laskuttuu kerran kuukaudessa
2.    Lasku palkkailmoituksen perusteella = jokaisesta tulorekisteriin tehdystä ilmoituksesta muodostuu oma lasku
3.    Ennakkoon maksaminen = voit maksaa Elolle TyEL-maksujen arvioidun summan etukäteen (esim. koko tai puolen vuoden maksun). Kun raha on Elossa käytettävänä niin laskutus kuittaa laskun maksetuksi ja sinulle lähtee maksettu lasku. Huomioitavaa tässä maksutavassa on, että maksusta ei muodostu minkäänlaista vakuutusmaksukorkohyötyä.

Oletuksena kaikilla TyEL-vakuutuksilla on vaihtoehto 1) Lasku kerran kuukaudessa. Maksutavan voi muuttaa joustavasti ottamalla yhteyttä Elon vakuutuspalveluun.
Poikkeuksena ovat kuitenkin palkanlaskentaan Palkka.fi:tä käyttävät, joiden maksut muodostuvat aina palkkailmoituksen perusteella Palkka.fi:hin, eivätkä voi valita yllä mainituista maksutavoista.

Voiko TyEL-maksuja maksaa vain 2-4 kertaa vuodessa?
TyEL-maksuja voi maksaa 2-4 kertaa vuodessa, jos valitsee ennakkoon maksamisen. Tällöin maksat Elolle TyEL-maksujen arvioidun summan etukäteen (esim. koko tai puolen vuoden maksun).
Miten TyEL-maksuja alentavat erät huomioidaan maksuissa ja miten ne vaikuttavat maksuun?
a)    Asiakashyvitykset: Huomioidaan kerran vuodessa. Asiakashyvitys jaetaan asiakkaille erillisenä eränä keväällä sen jälkeen, kun se on laskettu. Asiakashyvitys huomioidaan asiakkaan seuraavissa maksuerissä.
b)    Hoitokustannusalennus: Hoitokustannusalennus huomioidaan maksussa kerran vuodessa vastaavasti kuin asiakashyvitys.
c)    Suurtyönantajan maksuluokka: Maksuluokan vaikutus huomioidaan jokaisessa maksuerässä.
d)    Suurtyönantajan maksutappio-osan alennus: Maksutappio-osan alennuksen vaikutus huomioidaan jokaisessa maksuerässä.

Onko TyEL maksu reaaliaikainen tulorekisteriaikana?
TyEL-maksu on tulorekisteriaikana reaaliaikainen ja heti lopullinen. Tulorekisteriin tehdyn palkkailmoituksen perusteella lasketaan TyEL-maksu, joka sisältää perusmaksun ja suurasiakkailla lisäksi maksuluokan vaikutuksen ja maksutappio-osan alennuksen. Näin ollen tulorekisteriaikana ei ole tarvetta erillisille vuosilaskennoille, joten tarkistusmaksuakaan ei enää synny.
Häviääkö vakuutusmaksun korkohyöty?
Kyllä häviää. Ennakkomaksaminen poistuu ja TyEL-maksuille ei makseta enää vakuutusmaksukorkoa.
TyEL-laskun palkkasumma ei täsmää tulorekisteriin ilmoitettujen tietojen kanssa?

Syitä voi olla useita mm.

a) Jos palkkatietoilmoituksella on ollut jotain puutteellisia tietoja, esim. luontoisetuja koskien (lue lisää kohdasta "Miten luontoisedut tulee ilmoittaa tulorekisteriin?"), ei kyseistä ilmoitusta ole voitu käsitellä samaan aikaan aineiston muiden ilmoitusten kanssa. Tämän vuoksi nämä ilmoitukset eivät välttämättä ole laskulla mukana.

b) Tulorekisteriin tehty ilmoitus on saattanut sisältää muitakin kuin TyEL:in alaisia ansioita, esim. alle 17- ja/tai yli 68-vuotiaiden ansioita. Lue lisää TyEL-alaisista ansioista >

c) Jos palkkatietoilmoitus tai korjaus on tehty tulorekisteriin sen jälkeen, kun muista saman kuukauden palkkailmoituksista on jo ehtinyt lähteä lasku.

d) Jos palkkailmoituksesta on muodostunut useampi aineisto, voi tilanne olla se, että ilmoitukset ovat tulleet Eloon eri aikaan eivätkä sen takia ehdi samalle laskulle.

 

Onko mahdollista sopia maksujen joustosta sekä maksusuunnitelmasta?
Kyllä on mahdollista, samaan tapaan kuin ennenkin. Lisäksi voit sopia laskulle yhden kuukauden ylimääräistä vakuutusmaksukorollista maksuaikaa ottamalla etukäteen yhteyttä Eloon.
Miksi TyEL-laskulla on monta saman palkanmaksupäivän riviä?

Laskemme TyEL-maksun Elossa kerran päivässä, ja jos tulorekisteriin ilmoitetut palkkatiedot on tulleet eri päivien laskentaan, niin niistä on muodostunut laskulle tämän vuoksi useampi rivi samalle palkanmaksupäivälle.

Tietojen korjaaminen tulorekisteriin

Miten korjaan tietoja tulorekisteriin (ilmoitus/aineisto)?
Tulorekisterin tiedot korjataan korvaavalla menettelyllä. Tämä tarkoittaa, että alkuperäistä ilmoitusta korjataan siten, että ilmoituksen kaikki tiedot annetaan uudelleen, ja ilmoituksella annetaan uusien ja muuttuneiden tietojen lisäksi alkuperäisessä ilmoituksessa oikein olleet tiedot. Korvaava ilmoitus tehdään samalle maksupäivälle kuin alkuperäinen ilmoitus.

Maksajan lähettämä aineisto voi sisältää useiden tulonsaajien palkkatietoilmoituksia.
•   Ilmoituksella tarkoitetaan yhden tulonsaajan yhden maksukerran tietoja
•   Jos aineistossa on virheellisiä ilmoituksia, koko aineistoa ei toimiteta uudelleen, vain virheelliset ilmoitukset on korjattava. Virheettömiä ilmoituksia ei tarvitse antaa uudelleen.

Miten korjaus kohdistetaan oikeaan ilmoitukseen?
Tulonsaajalla voi olla samalta maksajalta useita voimassaolevia palkkatietoilmoituksia, joissa on sama palkanmaksukausi ja -päivä. Jos maksaja valitsee toimenpiteen tyypiksi "Uusi ilmoitus", ilmoitus ei korvaa aiemmin annettua ilmoitusta, vaikka palkanmaksukausi ja -päivä olisivat samat. Kun aiemmin annettua ilmoitusta halutaan korjata, valitaan toimenpiteen tyypiksi "Korvaava ilmoitus". Tietojen korjaamisessa käytetään ilmoitusviitteitä, joilla korjaus tai mitätöinti kohdennetaan oikeaan ilmoitukseen.
Missä tilanteissa tulorekisterin ilmoitus tulee mitätöidä eikä käyttää korvaavaa ilmoitusta?

Tiedot on korjattava mitätöimällä aiempi ilmoitus ja antamalla sen jälkeen uusi ilmoitus seuraavissa tilanteissa:

  • Maksupäivän korjaus.
  • Palkanmaksukauden korjaus.
  • Suorituksen maksajan ja tulonsaajan asiakastunnisteiden korjaus.
  • Sijaismaksaja-tietoryhmän varsinaisen työnantajan asiakastunnisteiden korjaus.
  • Tulonsaajan syntymäajan korjaus.
  • Eläkejärjestelynumeron korjaus.
  • Työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus.
  • Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietojen korjaukset: 
    • ei vakuuttamisvelvollisuutta -tietojen muutokset taannehtivasti ja 
    • ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin -tietojen muutokset taannehtivasti.
Miten korjaan ilmoituksen, jos olen ilmoittanut esimerkiksi liikaa palkkoja?
Jos virhe on pelkästään ilmoituksessa, eli työntekijälle on maksettu oikea määrä palkkaa mutta tulorekisteriin on ilmoitettu väärin, pitää tehdä korvaava ilmoitus. Jos on maksanut työntekijälle liikaa palkkaa tai muuta tuloa, maksajan pitää korjata aiempi ilmoitus merkitsemällä liikasuoritus perusteettomaksi eduksi. Takaisinperintätiedot ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ilmoituksella, jolloin ne maksetaan työnantajalle takaisin. Samalla olisi mainittava myös alkuperäinen palkanmaksukausi, jolloin liikasuoritus maksettiin työntekijälle.
Miten tiedot ilmoitetaan ja korjataan, jos palkanmaksukaudella eroja vakuutuksen alarajassa?
Tilanteessa jossa kuukauden ensimmäisellä palkanmaksukaudella TyEL-vakuutuksen alaraja ei ylity, mutta toisella palkanmaksukaudella raja ylittyy, tiedot ilmoitetaan ja korjataan tulorekisteriin seuraavasti:

•   Ilmoitusta on korjattava Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tiedot mitätöimällä aiemmin annettu ilmoitus, minkä jälkeen on annettava uusi ilmoitus oikeilla tiedoilla.
•   Uusi ilmoitus täytyy antaa myös ensimmäiseltä palkanmaksukaudelta, koska olosuhde on muuttunut eikä aiemmin annettu Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tieto enää ole oikea.
•   Tulorekisteritietojen täytyy vastata todellisuutta, joten palkkatietoilmoitukset on tehtävä todellisten maksupäivien mukaisesti. Jos ensimmäisen palkanmaksukauden työntekijän osuus työeläkevakuutusmaksusta veloitetaan toisella palkanmaksukaudella, myös ilmoitus kohdistetaan toiselle palkanmaksukaudelle. Ensimmäisen palkanmaksukauden ilmoitus täytyy mitätöidä, minkä jälkeen ilmoitetaan uudella ilmoituksella muuttunut vakuuttamistieto (tieto työeläkevakuutuksesta, yhtiötunnus ja eläkejärjestelynumero). Jos tulonsaajalta ei ole peritty työntekijämaksuja, niitä ei ilmoiteta. Toisen palkanmaksukauden palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan koko peritty työeläkevakuutusmaksu (ja mahdollinen työttömyysvakuutusmaksu) toteutuneen mukaisesti. Yksi ilmoitus riittää.

Jos tulorekisteriin tehdyn ilmoituksen palkanmaksupäivä on väärin, miten korjaan sen?

Jos palkanmaksupäivä on ilmoitettu väärin tulorekisteriin, on ilmoitus mitätöitävä. Sen jälkeen on tehtävä uusi ilmoitus oikealla/uudella palkanmaksupäivällä.

Jos tulorekisteriin tehdyn ilmoituksen TyEL-vakuutusnumero (eläkejärjestelynumero) on väärin, miten korjaan sen?

Jos TyEL-vakuutusnumero on ilmoitettu väärin tulorekisteriin, niin ilmoitus on mitätöitävä. Sen jälkeen on tehtävä uusi ilmoitus oikealla TyEL-vakuutusnumerolla.

Takaisinperintätieto ja perusteeton etu -tieto?

Jos olet maksanut työntekijälle liikaa palkkaa ja tulorekisterissä oleva ilmoitus on väärin, tee tulorekisteriin korvaava ilmoitus, johon merkitset liikasuorituksen perusteettomaksi eduksi (tulolaji 359). Korjattu tieto tulee Eloon, ja työeläkevakuutusmaksun alainen palkkasumma pienenee perusteettoman edun verran.

Pelkkää takaisinperintäilmoitusta (ts. jätetään korjaamatta aiemmin ilmoitettu liikasuoritus perusteettomaksi eduksi) ei voi tehdä, koska takaisinperintätieto ei välity Eloon.

Kansainväliset tilanteet

Miten toimitaan ulkomaille ulkoistetun palkkahallinnon kanssa?
Sähköistä asiointipalvelua varten ulkomaalainen yritys tunnistautuu Katso-tunnisteilla, jotka ovat käytössä vielä vuoden 2019. Katso-tunnusten jatkosta tai niiden korvaamisesta ei ole vielä tehty päätöstä. 
Ilmoitetaanko ansiot tulorekisteriin vaikka A1-todistuksen hakeminen on vielä kesken?
Palkat tulee ilmoittaa tulorekisteriin TyEL:n alaisiksi ansioiksi. Jos työntekijöille myönnetään A1-todistus, tulee tulorekisteriin tehdä korjaus/mitätöinti-ilmoitus. Palkat tulee ilmoittaa tulorekisteriin ajallaan, jotta palkkojen ilmoittamisesta myöhässä ei tule seuraamusmaksua, eikä myöskään esim. TyEL-maksuille muodostu vakuutusmaksukorkoa.

Esimerkki:
Ulkomailta Suomeen tulevan työntekijän tarkoituksena on työskennellä Suomessa koko kalenterivuosi 1.1.–31.12. Työntekijällä ei ole A1-todistusta Suomeen. Työnantaja on maksanut sosiaalivakuutusmaksut Suomeen ja ilmoittanut tarvittavat tiedot tulorekisteriin.

Toukokuun lopussa työntekijä toimittaa työnantajalle lähtömaasta saamansa A1-todistuksen, joka on ollut voimassa vuoden alusta lähtien. Siten työnantaja on maksanut sosiaalivakuutusmaksut aiheettomasti Suomeen viideltä kuukaudelta.
Työnantajan on mitätöitävä tulorekisteriin antamansa ilmoitukset tammi-toukokuulta ja annettava uudet palkkatietoilmoitukset. Uudella palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan tiedot
-       Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan piiriin (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus)
-       Sosiaaliturvaa koskeva todistus: Suomeen A1-todistus tai sopimus.

Työnantajalle palautetaan tammi-toukokuussa virheellisesti maksetut vakuutusmaksut ja työnantajan on palautettava työntekijälle virheellisesti perityt työntekijän maksut. Työnantajan on annettava tulorekisteriin ilmoitus työntekijälle palauttamistaan vakuutusmaksuista. Menettely kuvataan ohjeessa Tietojen korjaaminen tulorekisterissä, kohdassa 2.4 Negatiivisten lukujen ilmoittaminen.

Miten yritys ilmoittaa tiedot tulorekisteriin, jos sillä ei ole suomalaista y-tunnusta?
Ensisijaisesti suorituksen maksaja ilmoittaa tiedot suomalaisella Y-tunnuksella tai henkilötunnuksella. Jos maksajalla ei kuitenkaan ole Suomessa annettua asiakastunnistetta, tiedot ilmoitetaan ulkomaisella tunnisteella, jolloin on annettava myös tarkentavia yksilöinti- ja yhteystietoja, kuten nimi ja osoite. Jos maksajalla on sekä suomalainen että ulkomainen tunniste, ilmoitetaan molemmat tunnisteet.
Miten tulorekisteriin ilmoitetaan työntekijä, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta?
Tiedot tulonsaajasta on pääsääntöisesti ilmoitettava suomalaisella henkilötunnuksella. Jos suomalaista henkilötunnusta ei ole, tiedot ilmoitetaan tulonsaajan ulkomaisella tunnisteella. Jos annettu tunniste ei ole suomalainen tai henkilöllä ei ole tunnistetta lainkaan, tulonsaajasta on annettava muita lisätietoja: nimi, osoitetiedot, syntymäaika ja sukupuoli.

Jos ulkomainen henkilö saa myöhemmin suomalaisen henkilötunnisteen, ilmoitetaan henkilötunnus seuraavalla annettavalla ilmoituksella. Myös ulkomainen asiakastunniste pitäisi edelleen ilmoittaa.
Jos aiemmilla ilmoituksilla on annettu tulonsaajan ulkomainen tunniste, aiempia ilmoituksia ei tarvitse korjata. Kun henkilötunnus on saatu, voidaan se ilmoittaa seuraavan palkanmaksukauden ilmoituksella yhdessä ulkomaisen asiakastunnisteen kanssa. Jos aiemmilla ilmoituksilla ei poikkeuksellisesti olisi ollut yhtään tunnistetta, tulisi aiemmat ilmoitukset korjata.

Miten ilmoitan vakuutuspalkan tulorekisteriin, jotta työeläkevakuutusmaksut lasketaan oikein?

Jos teet tulorekisteriin ilmoituksen käyttäen ilmoitustapaa 1:

  1. Ilmoita tulolajiin ”352 Vakuutuspalkka” liittyen lisätieto:
    • Kuuden kuukauden sääntö soveltuu: Ei
    • Vakuuttamistiedon tyyppi: Sairausvakuutusmaksun alainen, Vakuutusmaksun perusteena: Ei

     

  2. Ilmoita ilmoituksen kaikkiin muihin tulolajeihin (esim. 101 Palkka yhteissumma) liittyen lisätieto:
  • Vakuuttamistiedon tyyppi: Työeläkevakuutusmaksun alainen, Vakuutusmaksun perusteena: Ei
  • Vakuuttamistiedon tyyppi: Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen, Vakuutusmaksun perusteena: Ei
  • Vakuuttamistiedon tyyppi: Työttömyysvakuutusmaksun alainen, Vakuutusmaksun perusteena: Ei

 

Jos teet tulorekisteriin ilmoituksen käyttäen ilmoitustapaa 2, tee kaksi erillistä ilmoitusta:

  1. Tee ilmoitus jolla ilmoitat ”201 Aikapalkka” -tulolajin ja sille tiedot:
    • Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)
    • Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus)
    • Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus).

     

  2. Tee ilmoitus, joka ilmoitat ainoastaan ”352 Vakuutuspalkka” -tulolajin ja sille tiedot:
  • Kuuden kuukauden sääntö soveltuu: Ei
  • Vakuuttamistiedon tyyppi: Sairausvakuutusmaksun alainen, Vakuutusmaksun perusteena: Ei.

Erikoisvakuuttamistilanteet

Miten kunta ilmoittaa tiedot, kun se toimii vaikeavammaisen henkilön asiamiehenä ja sijaismaksajana?
Sijaismaksana toimiva kunta ilmoittaa tiedot avustajalle maksetuista suorituksista tulorekisteriin. Kunta ilmoittaa tiedot palkkatietoilmoituksella kunnan oikealla y-tunnuksella viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

Jos kunta antaa palkkatietoilmoitukset ja työnantajan erillisilmoituksen varsinaisen työnantajan puolesta (hänen asiamiehenään valtuutuksen perusteella), kunta antaa ilmoitukset palkanmaksukuukausittain viimeistään maksukuukautta seuraavan kuukauden viidentenä päivänä.

Jos varsinainen työnantaja on lisäksi maksanut itse tulonsaajalle suorituksia, myös ne pitää ilmoittaa sijaismaksajan maksamien suoritusten lisäksi. Tällöin on kuitenkin huomioitava, että varsinaisen työnantajan maksamien suoritusten ilmoittamisen määräaika on pääsääntöisesti viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

Esimerkki: Kunta maksaa elokuussa henkilökohtaiselle avustajalle 1000 € palkkaa, josta kunta toimittaa 200 € ennakonpidätyksen. Kunta ilmoittaa maksamansa suorituksen tulorekisteriin sijaismaksajana. =>Työnantajan sosiaalivakuutusmaksujen määräämiseksi ja vahvistamiseksi varsinaisen työnantajan on ilmoitettava omalla ilmoituksellaan sijaismaksajan maksamat palkat, joista työnantaja maksaa sosiaalivakuutusmaksut. Kunta voi toimia varsinaisen työnantajan puolesta ja ilmoittaa tiedot tulorekisteriin, jos näin on varsinaisen työnantajan kanssa sovittu.

Voiko sijaismaksaja ilmoittaa tilapäisenä työnantajana tulorekisteriin?
Sijaismaksajan tulee aina olla sopimustyönantaja, jolloin saamme aina kaikki tarvittavat tiedot varsinaisen työnantajan palkkatietoilmoituksella.
Miten sijaismaksaja-tilanteessa tehdään ilmoitukset tulorekisteriin?

Jos kyseessä on sijaismaksaja-tilanne, niin tulorekisteriin tehdään kaksi ilmoitusta:

  1. Sijaismaksajan ilmoitus, jolle tulee täyttää seuraavat tiedot:
    1. Sijaismaksajan perustiedot.
    2. Maksaja toimii sijaismaksajana- tieto.
    3. Varsinaisen työnantajan tiedot.
    4. Vakuuttaminen / Työeläkevakuutus: ”Ei työeläkevakuutusta” (tämä oletuksena, älä vaihda).

       

  2. Varsinaisen työnantajan ilmoitus, joka sisältää:
    1. Varsinaisen työnantajan tiedot (Maksajan tiedot).
    2. Työntekijän eläkejärjestelynumero ja työntekijän palkkatiedot.

Palkka.fi

Onko mahdollista, että lasku tulisi kerran kuukaudessa saamienne ilmoitusten pohjalta?
Ansioilmoitukset lähtevät palkka.fi-ohjelman kautta ja nyt näyttää siltä, että kun jokaisen työntekijän ilmoituksen lähettää yksittäin, muodostuu kaikille tapahtumille oma viitenumero. Onko mahdollista siirtyä käytäntöön, että teiltä tulisi kerran kuukaudessa meille lasku saamienne ilmoitusten pohjalta?

Ennen 1.1.2019 on voinut laskea palkkoja kuukauden aikana useampana päivänä ja ohjelma kerännyt tiedot yhteen, lähettänyt yhtenä ilmoituksena ja muodostanut yhden laskun.
Nyt tämä on muuttunut. Aina kun palkkoja laskee, muodostuu palkanmaksupäivän mukaan ilmoitus ja lasku joko automaattista ilmoitusliikennettä käyttäessä seuraavana yönä tai online toimintoa käyttäen heti palkanlaskennan jälkeen. Kun lasket palkkoja useammalle henkilölle samana päivänä, tulee ilmoitukset lähettää Onlinena samaan aikaan, jotta saat kaikki yhdelle laskulle tai odottaa automaattisen ilmoitusliikenteen lähetystä, jolloin kaikki lähtee automaattisesti kerralla. Palkkoja ei voi siis enää laskea kuukauden sisällä useampana päivänä, jos haluaa kuukaudelta vain yhden laskun. Samana päivänä on toki mahdollista laskea useamman eri maksupäivän palkkoja, mutta kutakin palkanmaksupäivää kohden tulee oma lasku.

Yrittäjät ja YEL

Kuinka toimitaan, jos yrittäjällä on YEL ja hänelle maksetaan palkkaa?
YEL-vakuutetulle yrittäjälle määritettyä työtuloa ei ilmoiteta tulorekisteriin, mutta sen sijaan YEL- vakuutetulle yrittäjälle maksettu palkkatulo ilmoitetaan tulorekisteriin.
a.    Osakeyhtiön omistajalle maksettu palkka ilmoitetaan tulorekisteriin (vastaten Verohallinnolle aiemmin tehtyä vuosi-ilmoitusta).
b.    Toiminimen yksityisnostoja käsitellään toiminimen kirjanpidossa ja ilmoitetaan veroilmoituksella.

Kun yrittäjien palkkoja ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella, on tärkeää, että maksaja ilmoittaa, Tulonsaajan tiedot -kohdassa: Tieto työeläkevakuutuksesta: Yrittäjän eläkevakuutus (YEL).

Tämän lisäksi ilmoitettava: Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi- kohdassa:
•    Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)
•    Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus)
•    Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus)

Yrittäjän palkka merkitään sairasvakuutusmaksun piiriin kuuluvaksi, joten Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyypiksi ei voi valita: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus), koska tämä sulkee pois kaikki sosiaalivakuutusmaksut.

YEL-vakuutusnumeroa, työeläkelaitoksen yhtiötunnusta ja eläkejärjestelynumeroa ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Voiko yrittäjä ilmoittaa koko vuoden puhelinedun etukäteen?

Yrittäjä nostaa palkkaa satunnaisesti ja hänellä on käytössä puhelinetu. Onko puhelinedusta tehtävä ilmoitus joka kuukaudelta vai voiko koko vuoden puhelinedun ilmoittaa etukäteen?

Jatkossa etua ei voi ilmoittaa koko vuodelta yhdellä kertaa, vaan tiedot on ilmoitettava reaaliaikaisesti. Luontoisedut ovat nautintaperiaatteen mukaisesti sen kuukauden tuloa, jolloin etu on ollut tulonsaajan käytettävissä.

Muuna kuin rahana annetut edut ja suoritukset, jos tulonsaajalle ei makseta rahasuorituksia, ilmoitetaan kuukausittain viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Puhelinetu pitää huomioida myös työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärässä kuukausittain.

Tiedot voidaan ilmoittaa 45 päivää ennen maksupäivää.

Työntekijän eläkkeelle jääminen

Haetaanko jatkossa esim. vanhuuseläkehakemuksia varten lopullinen palkkasumma tulorekisteristä?

Eläkehakemuksia käsiteltäessä tulorekisteristä haetaan työsuhteiden palkka- ja päättymistiedot. Mikäli rekisteristä puuttuu eläkkeen myöntämiseen tarvittavia tietoja, niin lähetetään Elosta työnantajille tiedustelu asiasta, mutta työnantajat vastaavat tiedusteluun suoraan tulorekisteriin eivätkä Eloon.

Kun työntekijä jää vanhuuseläkkeelle on työntekijän työsuhteen päättymispäivä ilmoitettava tulorekisteriin.

Miten ilmoitan työsuhteen päättymispäivämäärän?

Ilmoita työsuhteen päättymispäivämäärä loppupalkan ilmoituksen yhteydessä. Jos ilmoituksia on useita eläkkeen alkamiskuukauden aikana, ilmoita päättymispäivämäärä jokaisen yhteydessä. Mikäli omassa järjestelmässäsi ei ole mahdollista ilmoittaa päättymispäivämäärää, voit ilmoittaa sen myös tulorekisteri.fi kautta tekemällä uuden ilmoituksen tai korjaamalla jo tehtyä ilmoitusta. Päättymispäivämäärä ilmoitetaan tulonsaajan tarkempien tietojen alla palvelussuhteen voimassaolon päättymispäivänä.

Me Elossa olemme apunasi

Annette LiusVerkkopalvelut ovat käytettävissä aina, kun sinulle sopii. TyEL- ja YEL-vakuutusasioissa tavoitat meidät numerosta 020 694 730 arkisin klo 8–16.30.