4 tapaa hallita aikaa töissä ja vapaalla

Jatkuva kiire stressaa, vuorokauden tunnit loppuvat kesken ja tummat silmänaluset näkyvät peilistä joka aamu. Kevät saa monet työskentelemään pidempiä päiviä ja aloittamaan uusia harrastuksia valon määrän lisääntyessä. Kiireen tuntu on jatkuva.

Kiireen ja stressin voi taltuttaa. Tehokas ajanhallinta vapauttaa aikaa keskittymiseen ja selkeyttää työpäivien rakennetta. Keskittyminen auttaa puolestaan tehtävien loppuun suorittamisessa ja vähentää sahaamista usean projektin välillä. Ydintyölle jää enemmän aikaa ja arjen kaoottisuus vähenee.

Ajanhallintatapoja ja -välineitä on useita. Uudenlaisen ajanhallinnan omaksumista helpottaa omien motiivien ja tavoitteiden listaaminen.

Määrittele toiveidesi arki

Miten haluaisit oikeasti käyttää aikasi?

Millainen on oma ihannearki? Mitä oma työnkuva oikeasti viikon aikana sisältää?

Yllä olevia kysymyksiä on syytä miettiä ennen uuden ajanhallintatavan käyttöönottamista. Tavoitemielikuvaa voi käyttää pohjana ajanhallintaan liittyville päätöksille. Jos toiveena on käydä lenkillä kolmena arkiaamuna, se vaatii aikaisen heräämisen. Silloin on luovuttava pitkälle iltaan venyvistä työpäivistä.

Ajanhallinta on priorisointia.
Töissä tehtävä priorisointi selkeyttää oman työn ydintehtävät. Työntekijälle esimies on tärkeä kumppani työn rajaamisessa. Kun organisaation tarpeet ja yksilön mahdollisuudet ja toiveet kohtaavat, työajasta suurin osa kuluu olennaisiin asioihin. Yrittäjän kannattaa puolestaan kääntyä esimerkiksi yrityskumppaneiden tai mentorin puoleen. Keskusteleminen auttaa priorisoimaan.

Priorisoi kiireen ja tärkeyden mukaan

Yksi tapa priorisoida ja hahmottaa omia työtehtäviä on jakaa ne neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Tätä luokittelumallia on käytetty esimerkiksi TTL:n Fokus kateissa – aika palasina? -ajanhallintaoppaassa.

• kiireelliset ja tärkeät tehtävät
• kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
• ei-kiireelliset, mutta tärkeät tehtävät
• ei-kiireelliset eivätkä niin tärkeät tehtävät

Kun olet asettanut työtehtävät tärkeysjärjestykseen, määrittele, miten voit edistää tärkeimpiä projekteja. Jos et itse ole oikea henkilö hoitamaan tehtävää, on delegointi paikallaan. Priorisoinnissa on kyse myös luopumisesta ja kyseenalaistamisesta.

Omia voimavaroja ei kannata yliarvioida, vaan itselle on syytä olla rehellinen. Aika ei riitä arjessa kaikkeen, joten päivän asialistalle kannattaa valita vain 1–3 projektia, jotka kuuluvat kiireellisimpiin ja tärkeimpiin tehtäviin. Työpäivä aloitetaan aina yhdellä tärkeimmistä tehtävistä.

Visualisoi ajankäyttö

Jos tärkeysjärjestys listat eivät sovi sinulle, kokeile projektin visualisoimista.

Japanilainen Kanban on 1940-luvulta peräisin oleva ajanhallintatekniikka, joka perustuu työn visualisoimiseen. Työmäärän ja projektien visualisoiminen helpottaa työn hahmottamista ja palastelua. Ihmisaivot pystyvät pureskelemaan visuaalista tietoa 60 000 kertaa nopeammin kuin tekstiä. Koska Kanbanissa muodostetaan kuva työstä, ei listan ymmärtämiseen kulu ylimääräistä aikaa.

Kanbanissa asiat listataan sarakkeisiin:

• Projekti – hoidettava asia
• Eteneminen – asiat, jotka ovat teossa juuri nyt
• Este – asia ei etene, koska odotetaan esimerkiksi neuvoja
• Tehty – asia on valmis
• Arkistoitu – jos projekti on tallennettu jonnekin, se merkitään tähän

Kanbanin idea on, että käsillä on samanaikaisesti maksimissaan viisi asiaa. Mikäli uusi yllättävä asia on pakko saada hoidettua, se syrjäyttää yhden viidestä. Jokaisen projektin etenemisen näkee sarakkeista yhdellä silmäyksellä, mikä voi auttaa hahmottamaan työmäärää.

Arvosta toisten aikaa

Aika ei valu käsistä, kun tietää, mihin sitä kuluttaa. Omien ydintehtävien ymmärtäminen ja viikon tärkeiden töiden listaaminen voi parhaimmillaan rauhoittaa stressin jo itsessään. Töistä lähteminen ajallaan on myös helpompaa, kun tekemättömien töiden lista ei ole loputon.

Tehokkuusajattelu johtaa usein monen asian tekemiseen samanaikaisesti. Tosiasiassa se kuormittaa ihmistä ja laskee tehokkuutta. Työn jälki kärsii helposti, jos kiireen tuntu nakertaa mieltä.

Kun itselleen antaa luvan keskittyä rauhassa käsillä olevaan työtehtävään, se valmistuu nopeammin kuin jatkuvien keskeytysten saattelemana. Ajanhallinnan tärkeä osanen onkin osata arvostaa toisten aikaa, ja antaa muille keskittymisrauha omiin prioriteetteihin.

Tutustu TTL:n ajanhallintaoppaaseen tästä.