Tämä tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojesi käsittelyä, jos olet laina-asiakkaan tai sen konserniyhtiön, sijoitusliiketoiminnan kohdeyhtiön, hallinnointiyhtiön, rahastoyhtiön tai palveluntarjoajan yhteyshenkilö tai edustaja, liikehuoneistovuokralaisen yhteyshenkilö tai kiinteistökaupan ostaja tai myyjä. Huolehdimme yksityisyyden suojasta ja käsittelemme henkilötietoja aina voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan tarkemmin siitä, miten Elo käsittelee henkilötietoja sijoitusliiketoiminnassaan.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Henkilötietojesi rekisterinpitäjänä toimii Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo (”Elo”), osoitteessa
Revontulentie 7, 02100 Espoo, p. 020 703 50 (vaihde)

Lue lisää tietosuojasta Elossa tai ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme:
Tuukka Jousi, tietosuoja@elo.fi, p. 020 703 50 (vaihde).

Henkilötietojen käsittely sijoitustoiminnassa liittyy pääasiassa sijoituskohteiden ja laina-asiakkaiden analysoimiseen sekä sijoitusten toteuttamiseen, hallinnoimiseen (mukaan lukien riskienhallinta) sekä yhteydenpitoon. Käsittelemme mahdollisten sijoituskohteiden ja laina-asiakkaiden analysoimisen yhteydessä saatuja tietoja oikeutetun edun perusteella. Sijoituksen toteuttamisen jälkeen kohdeyhtiön, hallinnointiyhtiön, rahastoyhtiön sekä laina-asiakkaan tai sen konserniyhtiön yhteyshenkilöiden henkilötietoja käsitellään sopimuksen perusteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sijoitustoimintaan liittyvän lainsäädännön ja viranomaismääräysten edellyttämien vaatimusten toteuttaminen.

Käytämme palveluntarjoajia sijoitustoimintamme mahdollistamiseksi. Käsittelemme palveluntarjoajien yhteyshenkilöiden sekä edustajien henkilötietoja palveluiden toteuttamiseksi, yhteydenpitoon ja liiketoimintakumppanin tunnistamistarkoituksiin. Palveluiden toteuttaminen perustuu sopimukseen palveluntarjoajan kanssa ja liiketoimintakumppanin tunnistaminen on lakisääteinen velvoitteemme. Olemme myös yhteydessä palveluntarjoajien kanssa mahdollista tulevaa yhteistyötä varten, jolloin yhteyshenkilöiden tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Henkilötiedoillasi tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, joka on yhdistettävissä sinuun tai jonka avulla sinut voidaan tunnistaa. Sijoitustoiminnassa käsiteltävät henkilötiedot ovat pääasiassa yritysten ja yhteisöjen yhteyshenkilöiden nimi-, asema- ja yhteystietoja sekä vastuuhenkilöiden ja omistajien henkilötietoja. Muita henkilötietoja voidaan käsitellä myös liiketoimintakumppanin tunnistamista, rahoitusmahdollisuuksien selvittämistä ja sijoituskohteiden seurantaa varten.

Lue lisää käsittelytarkoituksista, käsiteltävistä henkilötiedoista ja käsittelyn oikeusperusteista >

Mistä lähteistä saamme henkilötietosi?

Elo saa henkilötietoja pääasiassa rekisteröidyltä itseltään, asiakasyhteisöiltä sekä sopimus- ja yhteistyökumppaneilta ja palveluntarjoajilta. Tietoja saadaan myös sijoituksiin liittyvistä materiaaleista ja asiakirjoista, sekä muista tietolähteistä, kuten Suomen Asiakastieto Oy, Patentti- ja rekisterihallitus ja sitä vastaavat ulkomaiset rekisteriviranomaiset, ja Dow Jones Risk and Compliance -järjestelmä.

Mille tahoille henkilötietojasi siirretään tai luovutetaan?

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille tahoille ainoastaan tapauksissa, joissa vastaanottajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja Elolta tai poikkeustapauksissa rekisteröidyn suostumuksella. Elo voi luovuttaa näillä perusteilla henkilötietoja viranomaisille, kuten poliisille, kilpailuviranomaiselle tai Finanssivalvonnalle. Elo luovuttaa myös tietoja KTI Kiinteistötieto Oy:lle kiinteistöliiketoiminnan markkinatutkimusten toteuttamista varten.

Elo käyttää sijoitustoiminnassa ja tukitehtäviensä hoitamisessa myös palveluntuottajia, jotka käsittelevät henkilötietoja tarjotakseen Elolle palveluitaan. Näitä ovat tilavuokrauksen välittäjät, kiinteistömanagerit, neuvonanto- ja välitysliikkeet, laki- ja veropalveluntuottajat, sijoituspalveluiden ja rahastojen palveluntuottajat, ja verkko- sekä järjestelmäpalvelujen ylläpitäjät.

Siirretäänkö tietojasi Euroopan ulkopuolelle?

Sijoitustoiminnassa käsiteltäviä henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaan, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Sijoitustoiminnassa käsiteltävien henkilötietojen säilytysajat ovat pääsääntöisesti 10 vuotta sopimuksen päättymisestä, jollei lainsäädännössä säädetä pidemmästä säilytysajasta. Jollei käsittely perustu sopimukseen, eikä muualla lainsäädännössä säädetä muusta säilytysajasta, Elo säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin käsittelyperuste on voimassa ja henkilötiedot ovat käyttötarkoituksiinsa tarpeellisia.

Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet Elossa käsiteltäviin henkilötietoihisi.

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja Elo sinusta käsittelee. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista sekä tietojen käsittelyyn liittyvät tarpeelliset tiedot.

• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus saada itseäsi koskeva virheellinen, vanhentunut tai puutteellinen tieto oikaistuksi tai täydennetyksi.

• Oikeus tietojen poistamiseen: Sinulla on oikeus pyytää itseäsi koskevien tietojen poistamista tietyin edellytyksin. Henkilötiedot voidaan poistaa esimerkiksi silloin, jos niitä ei enää tarvita alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin. Huomaathan, että pyynnöstäsi huolimatta Elo voi joutua jatkamaan tietojesi käsittelyä esimerkiksi lakisääteisen velvoitteensa noudattamiseksi eikä tietojen poistaminen tällöin ole mahdollista.

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia itseäsi koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siten, että Elolla on oikeus ainoastaan säilyttää kyseisiä henkilötietoja. Voit esimerkiksi pyytää tietojesi rajoittamista asian tutkinnan ajaksi silloin, jos sinua koskeva tieto ei mielestäsi pidä paikkaansa ja tiedon paikkansa pitävyyttä on tutkittava tarkemmin.

• Oikeus pyytää tiedon siirtoa järjestelmästä toiseen: Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee tietoja, jotka olet itse toimittanut Elolle, ja jotka on tallennettu sähköiseen tietojärjestelmään. Jos teknisesti mahdollista, rekisterinpitäjän tulee siirtää tietosi suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.

• Oikeus käsittelyn vastustamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely ei perustu lakisääteiseen velvoitteeseen tai sopimukseen.

• Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna: Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, toimita yksilöity kirjallinen pyyntösi Elon tietosuojavastaavalle sähköpostitse (tietosuoja@elo.fi) tai kirjeitse Työeläkeyhtiö Elo, Tietosuojavastaava, 00041 Elo. Huomioithan, että tarkistamme henkilöllisyyden ennen pyyntöjen täyttämistä, joten liitäthän pyyntöön ajantasaiset yhteystietosi.

Elo vastaa pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Rekisteröidyn pyyntöjen perusteella annettavat tiedot ja toimenpiteet ovat ensisijaisesti maksuttomia, elleivät pyynnöt ole ilmeisen perusteettomia, kohtuuttomia tai toistuvia, jolloin Elo voi näillä perusteilla myös kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta.

Mikäli epäilet, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki tai www.tietosuoja.fi.