Tämä tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojesi käsittelyä, jos olet työeläkevakuutettu, olet hakenut eläkettä tai kuntoutusetuutta, olet eläkkeen tai kuntoutusetuuden saaja, tai eläkeneuvonnan asiakas.

Elon tehtävänä on hoitaa työntekijöiden ja yrittäjien lakisääteistä eläketurvaa työntekijän eläkelain (TyEL) ja yrittäjän eläkelain (YEL) mukaisesti. Tätä tehtävää hoitaessamme käsittelemme työeläkevakuutettujen, eläkkeen- ja etuuksien hakijoiden ja -saajien henkilötietoja. Huolehdimme asiakkaidemme yksityisyyden suojasta ja käsittelemme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan tarkemmin siitä, mihin tarkoituksiin Elo käsittelee henkilötietoja vakuutus- ja eläkeprosessissa ja millä tavalla tietoja käsitellään.

Käsittelemme lakisääteisen tehtävämme hoitamiseksi myös eläkevakuutusasiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden sekä palveluntarjoajien ja kumppaneiden yhteyshenkilöiden tietoja.
Lisätietoja tästä henkilötietojen käsittelystä > 

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Henkilötietojesi rekisterinpitäjänä toimii Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo (”Elo”), osoitteessa
Revontulentie 7, 02100 Espoo, p. 020 703 50 (vaihde)

Lue lisää tietosuojasta Elossa tai ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme:
Tuukka Jousi, tietosuoja@elo.fi, p. 020 703 50 (vaihde).

Työeläkevakuutettu
Työntekijöiden eläketurvaa hoidetaan TyEL-vakuutuksella, jonka työnantaja ottaa työntekijöilleen. Elo käsittelee henkilötietoja hoitaessaan työntekijöiden lakisääteiseen eläketurvaan liittyviä tehtäviään. Elo käsittelee työeläkevakuutettujen henkilötietoja myös vakuutusmaksujen määräämiseksi ja neuvonnassa.

Yrittäjien eläketurvaa hoidetaan YEL-vakuutuksella. Yrittäjän henkilötietoja käsitellään lakisääteisen eläketurvan hoitamiseksi, vakuutusmaksujen määräämiseksi ja neuvonnassa. Tämä seloste kuvaa yrittäjän henkilötietojen käsittelyä siltä osin kun hän on työeläkevakuutettu. Yrittäjä on toisaalta myös vakuutusasiakas, koska hän vastaa itse vakuutuksensa ottamisesta.
Lisätietoja vakuutusasiakkaiden henkilötietojen käsittelystä >

Työeläkevakuutettujen henkilötietoja käsitellään myös työeläkeotteen muodostamisessa ja toimittamisessa. Henkilötietoja käsitellään tarvittaessa myös työsuhteisiin liittyvien tietojen selvittämisessä, jotta työeläkevakuuttamisen oikeellisuus voidaan varmistaa.

Eläkkeen tai kuntoutusetuuden hakija tai saaja
Työeläkkeen sekä ammatillisen kuntoutusetuuden hakijan henkilötietoja käsitellään hakemusten käsittelyä ja neuvontaa varten. Eläkkeen- ja etuuksien saajien henkilötietoja käsitellään eläkkeen tai etuuden maksamiseen ja neuvontaan. Työkyvyttömyyseläkkeiden ja kuntoutusetuuksien hakijoiden ja -saajien tietoja käsitellään myös henkilön työkyvyn säilyttämiseen ja palauttamiseen liittyviin toimiin.

Jos eläkkeen tai etuuden hakijalla tai saajalla on edustaja (valtuutukseen perustuva tai edunvalvoja), hänen tietojaan käsitellään valtuutuksen laajuuden mukaisissa yhteyksissä.

Työkyvyttömyyseläkkeiden ja kuntoutusetuuksien hakijoiden ja -saajien tietoja käsitellään myös yritysten työkyvyttömyysriskimallin muodostamisessa, yritysten työkyvyttömyysriskien hallinnassa sekä työkykyprosessien kehittämisessä.

Työeläkevakuutettu ja eläkkeen tai kuntoutusetuuden hakija tai saaja
Työeläkevakuutettujen sekä eläkkeen tai kuntoutusetuuden hakijoiden tai saajien henkilötietoja käsitellään asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi, sekä järjestelmä- ja kehitystyössä. Vakuutus- ja korvausasioiden hoitamista varten kerättyjä tietoja käytetään myös toiminnan kehittämisessä hyödyntämällä niitä esimerkiksi asiointitapoja koskevien tietojen analysoinnissa, toiminnan tehokkuuden arvioinnissa ja raportoinnissa sekä viestinnän kohdentamisessa. Tarjoamiamme verkkopalveluja personoimme käyttäjän elämäntilanteeseen sopiviksi käyttäen vakuuttamisen ja eläkekäsittelyn yhteydessä saatuja tietoja. Elon verkkosivuston käytöstä kerättävää tietoa käsitellään toiminnallisuuden varmistamiseen, analytiikkaan ja kohdennettuun markkinointiin.
Lisätietoja verkkosivustolla käytettävistä evästeistä >

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Henkilötiedoillasi tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, joka on yhdistettävissä sinuun tai jonka avulla sinut voidaan tunnistaa. Elo käsittelee henkilötietoja vakuutus- ja korvaustoiminnassaan sekä järjestelmä- ja kehitystyössä vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen vastuullamme olevien tehtävien hoitamiseksi.
Lue lisää käsittelytarkoituksista, käsiteltävistä henkilötiedoista ja käsittelyn oikeusperusteista >

Mistä lähteistä saamme henkilötietosi?

Elo saa henkilötietoja eläkevakuutetuista ja eläkkeen- ja etuuksien hakijoista ja saajista rekisteröidyltä itseltään, työeläkevakuutetun työnantajilta, sekä tahoilta, joilta Elolla on lain mukaan oikeus saada tietoja, kuten:
• Eläketurvakeskus
• muut eläkelaitokset
• sosiaalivakuutusta hoitavat laitokset, esimerkiksi Kela
• Verohallinto
• Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus
• muutoksenhakuelimet
• terveydenhuollon toimijat
• EU-yhdyslaitokset
• oppilaitokset
• ulosottoviranomaiset ja takautuvasti maksettavaan eläkkeeseen oikeutetut
• väestötietojärjestelmä

Henkilöä koskevia tietoja kertyy myös Elon oman toiminnan tuloksena. Tietoja kerätään myös verkkosivuston ja verkkopalveluiden käytöstä.

Mille tahoille henkilötietojasi siirretään tai luovutetaan?

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille tahoille ainoastaan tapauksissa, joissa vastaanottajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja Elolta tai poikkeustapauksissa rekisteröidyn suostumuksella.

Elo voi luovuttaa tietoja eläkevakuutetuista ja eläkkeen- ja etuuksien hakijoista ja saajista lakiin perustuen esimerkiksi työnantajalle, edunvalvojalle, Eläketurvakeskukselle ja muille eläkelaitoksille, sosiaalivakuutusta hoitaville laitoksille, esimerkiksi Kelalle, Valtiokonttorille, EU-yhdyslaitoksille, Verohallinnolle, työvoima- ja sosiaaliviranomaisille, ulosottoviranomaisille.

Elo käyttää työeläkevakuuttamisen ja eläkeprosessien tietojärjestelmien ylläpitäjinä ja tukitehtäviensä hoitamisessa luotettuja palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Elon lukuun. Vakuuttamisen ja työeläketurvan toimeenpanossa tietoja käsittelee työeläkealan yhteinen palvelutoimittaja AREK Oy. Elon toimeksiannosta kuntoutustoimenpiteisiin liittyviä henkilötietoja käsittelevät myös ulkopuoliset palveluntuottajat. Maksujen välitykset tapahtuvat Suomessa toimivien pankkien kautta, minkä yhteydessä henkilötietoja siirtyy myös pankeille.

Siirretäänkö tietojasi Euroopan ulkopuolelle?

Elo käyttää pääsääntöisesti Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueelle sijoittuneita yrityksiä palveluntarjoajinaan ja tietojärjestelmiensä ylläpitoon ja kehittämiseen liittyvissä tehtävissä. Jos henkilötietoja siirretään Euroopan ulkopuolelle kolmanteen maahan, noudatetaan tietosuoja-asetuksen edellytämiä suojatoimia, kuten EU mallisopimuslausekkeet ja tietojen suojaus esim. pseudonymisoinnilla.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaan, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten vakuutuksen hoidon ja vakuutusmaksun määräämisen kannalta tarpeelliset asiakirjat säilytetään työeläkelain mukaan kymmenen vuotta sopimuksen päättymisestä. Eläkkeen laskemista varten tarvittavat ansaintatiedot säilytetään niin kauan kuin se on työeläkeyhtiön tehtävien hoitamisen kannalta tarpeen. Työeläkeotteet muodostetaan työeläkealan yhteisistä rekistereistä, eikä näitä tietoja säilytetä eläkeotteen lähettämisen jälkeen Elon omissa järjestelmissä.

Eläkkeiden- ja etuuksien hakijoiden ja saajien tietoja säilytetään viisi vuotta henkilön kuolemasta työeläkelain mukaisen säilytysajan mukaisesti, ellei kirjanpitolaki edellytä pidempää säilytysaikaa. Hakemus- ja eläkepäätöstiedot säilytetään niin kauan kuin se on työeläkeyhtiön tehtävien hoitamisen kannalta tarpeen. Neuvonnassa syntyneitä asiakirjoja säilytetään 10 vuotta, ja asiakastyytyväisyystutkimukset ja tallenteet säilytetään yhden vuoden ajan.

Automaattinen päätöksenteko

Annamme automaattisia päätöksiä vanhuuseläkkeistä ja osittaisista varhennetuista vanhuuseläkkeistä, jos rekistereistä on saatavilla hakemuksen ratkaisemiseksi ja eläkkeen määrän laskemiseksi tarvittavat tiedot eläkkeen myöntämiseksi. Rekisteröidyllä on automaattisen päätöksen saatuaan oikeus vaatia hakemuksensa manuaalista uudelleenkäsittelyä. Laadun varmistamiseksi, työkyvyttömyyseläkepäätösten ratkaisun tukena saatetaan käyttää profilointia. Profilointi perustuu käsiteltävänä olevan asian tietoihin sekä ratkaisutilastoihin. Automaattisia päätöksiä ei profiloinnin perusteella tehdä.

Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet Elossa käsiteltäviin henkilötietoihisi.

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja Elo sinusta käsittelee. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista sekä tietojen käsittelyyn liittyvät tarpeelliset tiedot.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus saada itseäsi koskeva virheellinen, vanhentunut tai puutteellinen tieto oikaistuksi tai täydennetyksi.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Sinulla on oikeus pyytää itseäsi koskevien tietojen poistamista tietyin edellytyksin. Henkilötiedot voidaan poistaa esimerkiksi silloin, jos niitä ei enää tarvita alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin. Huomaathan, että pyynnöstäsi huolimatta Elo voi joutua jatkamaan tietojesi käsittelyä esimerkiksi lakisääteisen velvoitteensa noudattamiseksi eikä tietojen poistaminen tällöin ole mahdollista.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia itseäsi koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siten, että Elolla on oikeus ainoastaan säilyttää kyseisiä henkilötietoja. Voit esimerkiksi pyytää tietojesi rajoittamista asian tutkinnan ajaksi silloin, jos sinua koskeva tieto ei mielestäsi pidä paikkaansa ja tiedon paikkansa pitävyyttä on tutkittava tarkemmin.
• Oikeus pyytää tiedon siirtoa järjestelmästä toiseen: Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee tietoja, jotka olet itse toimittanut Elolle, ja jotka on tallennettu sähköiseen tietojärjestelmään. Jos teknisesti mahdollista, rekisterinpitäjän tulee siirtää tietosi suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely ei perustu lakisääteiseen velvoitteeseen tai sopimukseen.
• Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna: Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, toimita yksilöity kirjallinen pyyntösi Elon tietosuojavastaavalle sähköpostitse (tietosuoja@elo.fi) tai kirjeitse Työeläkeyhtiö Elo, Tietosuojavastaava, 00041 Elo. Huomioithan, että sinun on todistettava henkilöllisyytesi ennen pyynnön täyttämistä, joten liitä pyyntöön ajantasaiset yhteystietosi.

Elo vastaa pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Rekisteröidyn pyyntöjen perusteella annettavat tiedot ja toimenpiteet ovat ensisijaisesti maksuttomia, elleivät pyynnöt ole ilmeisen perusteettomia, kohtuuttomia tai toistuvia, jolloin Elo voi näillä perusteilla myös kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta.

Mikäli epäilet, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki tai www.tietosuoja.fi.