Tämä tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojesi käsittelyä, jos olet hakenut Elolla avoinna ollutta tehtävää tai lähettänyt Elolle avoimen hakemuksen.

Elo käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja rekrytoinnissa ja työntekijöiden valinnassa. Huolehdimme työnhakijoiden yksityisyyden suojasta ja käsittelemme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan tarkemmin siitä, mihin tarkoituksiin Elo käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja ja millä tavalla tietoja käsitellään rekrytointiin liittyen.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Henkilötietojesi rekisterinpitäjänä toimii Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo (”Elo”), osoitteessa Revontulentie 7, 02100 Espoo, p. 020 703 50 (vaihde)

Lue lisää tietosuojasta Elossa tai ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme:
Tuukka Jousi, tietosuoja@elo.fi, p. 020 703 50 (vaihde).

Käsittelemme henkilötietojasi rekrytointiprosessin hoitamista varten, kuten työhakemusten käsittelemiseksi, rekrytointiprosessista tiedottamiseksi sekä työhaastatteluiden järjestämiseksi. Lisäksi hakijoiden henkilötietoja käsitellään työntekijän valinnassa, mukaan lukien soveltuvuuden arviointi. Mahdollinen hakijan soveltuvuusarviointi sekä tehtävän niin vaatiessa luottotietoselvitys, huumausainetesti ja/tai turvallisuusselvitys, jotka tehdään viimeisen vaiheen työnhakijakandidaatille, perustuvat hakijan suostumukseen. Työnhakijalla on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme rekrytoinnissa?

Henkilötiedoillasi tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, joka on yhdistettävissä sinuun tai jonka avulla sinut voidaan tunnistaa.

Lue lisää tietojen käsittelytarkoituksista, käsiteltävistä henkilötiedoista ja käsittelyn oikeusperusteista >

Rekrytointiprosessin aikana Elon tietoon voi tulla muitakin työnhakijaa koskevia henkilötietoja, jotka työnhakija vapaaehtoisesti antaa. Rekrytointiprosessi ei edellytä tällaisten muiden tietojen antamista, eikä Elo lähtökohtaisesti säilytä näitä henkilötietoja, elleivät ne sisälly esimerkiksi työnhakijan täyttämiin työnhakulomakkeisiin, joiden säilyttäminen on perusteltua muiden henkilötietojen vuoksi.

Mistä lähteistä saamme henkilötietosi?

Elo kerää työnhakijaa koskevat henkilötiedot lähtökohtaisesti työnhakijalta itseltään. Elo voi tietyissä tilanteissa, työnhakijan suostumuksella tai lainsäädännön muuten salliessa, kerätä tietoja työnhakijasta myös muista lähteistä, kuten:
• Työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta (kuten entisiltä työnantajilta)
• Ulkopuoliselta rekrytointikumppanilta
• Työnhakijan soveltuvuusarvioinnin suorittavalta palveluntarjoajalta
• Suomen Asiakastieto Oy:ltä (henkilöluottotiedot)
• Suojelupoliisilta (turvallisuusselvitys)

Elon toimipaikassa suoritetaan myös kulunvalvontaa ja kameravalvontaa. Lisätietoja kulunvalvontaan ja kameravalvontaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä >

Mille tahoille henkilötietojasi siirretään tai luovutetaan?

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille tahoille ainoastaan tapauksissa, joissa vastaanottajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja Elolta tai poikkeustapauksissa rekisteröidyn suostumuksella, esimerkiksi työnhakijan tai muiden oikeuksien turvaamiseksi.

Elo käyttää rekrytoinnissaan myös luotettuja ulkopuolisia palveluntuottajia, joita ovat muun muassa ulkoistetut soveltuvuusarvioinnin tarjoajat ja sähköisen rekrytointijärjestelmän tarjoaja.

Siirretäänkö tietojasi Euroopan ulkopuolelle?

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti vain EU/ETA-alueella. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan käsitellä teknisesti myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Rekrytointiprosessissa käytetään ulkopuolisen palveluntarjoajan TalentAdoren tarjoamaa rekrytointijärjestelmää, jossa henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle Yhdysvaltoihin teknisistä ratkaisuista johtuen. Henkilötiedot on asianmukaisesti suojattu pseudonymisoinnilla ja EU mallissopimuslausekkein, ja niitä käytetään vain Elon rekrytointiprosessin toteuttamiseksi.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaan, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Säilytämme rekrytoinnissa kerättyjä tietoja enintään kaksi vuotta työhönottopäätöksestä. Työnhakijoiden henkilöluottotietoja, huumausainetestin tuloksen tietoja ja/tai turvallisuusselvityksen tietoja ei säilytetä niiden tarkastuksen jälkeen. Valitsematta jääneiden hakijoiden hakemuksia sekä Elon saamia avoimia hakemuksia säilytetään 13 kk oikeutettuun etuun perustuen.

Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet Elossa käsiteltäviin henkilötietoihisi.

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja Elo sinusta käsittelee. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista sekä tietojen käsittelyyn liittyvät tarpeelliset tiedot.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus saada itseäsi koskeva virheellinen, vanhentunut tai puutteellinen tieto oikaistuksi tai täydennetyksi.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Sinulla on oikeus pyytää itseäsi koskevien tietojen poistamista tietyin edellytyksin. Henkilötiedot voidaan poistaa esimerkiksi silloin, jos niitä ei enää tarvita alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin. Huomaathan, että pyynnöstäsi huolimatta Elo voi joutua jatkamaan tietojesi käsittelyä esimerkiksi lakisääteisen velvoitteensa noudattamiseksi eikä tietojen poistaminen tällöin ole mahdollista.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia itseäsi koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siten, että Elolla on oikeus ainoastaan säilyttää kyseisiä henkilötietoja. Voit esimerkiksi pyytää tietojesi rajoittamista asian tutkinnan ajaksi silloin, jos sinua koskeva tieto ei mielestäsi pidä paikkaansa ja tiedon paikkansa pitävyyttä on tutkittava tarkemmin.
• Oikeus pyytää tiedon siirtoa järjestelmästä toiseen: Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee tietoja, jotka olet itse toimittanut Elolle, ja jotka on tallennettu sähköiseen tietojärjestelmään. Jos teknisesti mahdollista, rekisterinpitäjän tulee siirtää tietosi suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely ei perustu lakisääteiseen velvoitteeseen tai sopimukseen.
• Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna: Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, toimita yksilöity kirjallinen pyyntösi Elon tietosuojavastaavalle sähköpostitse (tietosuoja@elo.fi) tai kirjeitse Työeläkeyhtiö Elo, Tietosuojavastaava, 00041 Elo. Huomioithan, että sinun on todistettava henkilöllisyytesi ennen pyynnön täyttämistä, joten liitä pyyntöön ajantasaiset yhteystietosi.

Elo vastaa pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Rekisteröidyn pyyntöjen perusteella annettavat tiedot ja toimenpiteet ovat ensisijaisesti maksuttomia, elleivät pyynnöt ole ilmeisen perusteettomia, kohtuuttomia tai toistuvia, jolloin Elo voi näillä perusteilla myös kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta.

Mikäli epäilet, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki tai www.tietosuoja.fi.