Osana työyhteisöä myös etänä – korona muutti kesätyöntekijöiden perehdytyksen

Vaikka tiukka taloustilanne vei monelta nuorelta Suomessa kesätyöpaikan, huhti- ja toukokuun aikana moni kesätuuraaja on aloittanut hommat. Toisin kuin on totuttu, valtaosa perehdytyksestä hoidetaan esimerkiksi videopuheluilla – hieman alasta ja tehtävistä riippuen.

Tilanne on pakottanut niin HR:n kuin esimiehet pohtimaan tuttuja perehdytystapoja uudesta näkökulmasta. Jos tehtävää ei voi perehdyttää etänä, miten huolehditaan turvaväleistä? Miten kesätyöntekijälle luodaan tunne yhteisöstä ilman käytäväkohtaamisia tai tiimipalavereita kasvotusten?

Samaan törmättiin Elossa.

Ohjeistus alkaa jo ennen ensimmäistä työpäivää

Elo antaa monipuoliselle joukolle nuoria joka kesä mahdollisuuden kartuttaa omaa osaamistaan kesätyöpaikassa. Elon kesähessuille suunnitellaan joka vuosi ohjelma, johon mahtuu niin työeläkealaan kuin toisiin työntekijöihin tutustumista.

Tärkeimpiä ensikosketuksia työhön Elossa on kontakti omaan esimieheen.

– Jo ennen ensimmäistä työpäivää esimies soittaa kesätyöntekijälleen ja kertoo, miten perehdytys ja muut käytännön asiat järjestetään. HR antaa raamit perehdytykselle, mutta jokaisessa yksikössä esimiehet vastaavat perehdytyssuunnitelmasta ja sen toteuttamisesta, kertoo Elon HR-assistentti Ida Rantanen.

Perinteinenkin ohjelma voi toteutua uudella otteella

Elo on järjestänyt joka vuosi kesätyöntekijöilleen Kesähessut kehittää -ohjelman. Koronakaan ei pysäytä sitä vaan ohjelma toteutuu poikkeusoloista huolimatta.

– Tilanne on huomioitu kesän järjestelyissä esimerkiksi niin, että ainakin osa ohjelmista on alkuperäisestä poiketen päätetty siirtää toteutettavaksi virtuaalisesti. Kesän ohjelma on tilanteen muuttuessa helppo siirtää toteutettavaksi myös kasvotusten, mikä on ensisijainen vaihtoehto, sanoo Ida.

Vaikka interaktiiviset kohtaamiset ovat merkityksellisiä, turvallisuus on tärkeintä ja tämän takia etätoteutuksia tullaan järjestämään matalalla kynnyksellä. Luovuutta on käytetty muotoiltaessa ohjelmaa mahdollisimman joustavaksi sijainnin osalta.

Elossa on päästy hyvään alkuun

Vakuutuspalveluissa työskentelevä Sonja Erola ja eläkepalveluissa työskentelevä Sofia Antturi ovat esimiehiä ja perehdyttäneet kevään aikana omia kesätyöntekijöitään. Sonjan tiimiin on tullut yksi kesätyöntekijä ja Sofian tiimiin puolestaan kaksi.

Kaikilla kolmella kesätyöntekijällä tehtävät keskittyvät asiakaspalveluun, kuten puhelinasiointiin ja asiakkaiden viesteihin vastaamiseen.

– Vähän jännitettiin, miten etäperehdytys lähtee sujumaan, mutta on mennyt tosi hyvin! Itse työn tekemiseen perehdytys ei ole ollut vaikeaa. Sosiaalinen puoli sen sijaan on hankalampaa. Yleensä kesätyöntekijöillä on paljon yhteisiä tapaamisia, mutta nyt toimistolla ei olla ollenkaan samalla tavalla kuin aiempina vuosina, sanoo Sofia.

Sonjan kesätyöntekijän kohdalla puhelinpalveluun perehdyttäminen vaatii fyysistä läsnäoloa.

– Kesätyöntekijän pääasiallinen perehdyttäjä on tehnyt töitä enimmäkseen Elon toimistolla poikkeusaikana. Puhelinpalvelun opettelu vaatii vieressä olemisen, mutta muu perehdytys on mahdollista hoitaa pitkälti Teamsin kautta. Itse esittelin työntekijälle toimistoa ihan paikan päällä ensimmäisenä päivänä ja käytiin yleisiä asioita läpi, kertoo Sonja.

Yhteydenpitoon täytyy laittaa enemmän ajatustyötä

Yhteydenpitoon täytyy nähdä enemmän vaivaa, kun suurin osa työstä tehdään etänä eikä ajatuksia tule vaihdettua spontaanisti vaikka taukotilassa.

– Kyselen säännöllisesti, miten menee ja mitä kesätyöntekijä kaipaa, sanoo Sofia.

– Keskusteluja täytyy tietoisesti hakea enemmän ja niitä tulee kalenteroida selvästi enemmän. Pidämme joka viikko juttutuokion perehdytyksen sujumisesta, toteaa Sonja.

Myös virtuaaliset kahvihetket tiimin kesken ovat tärkeä osa työviikkoa. Kun perehdytykseen osallistuu useampi kuin yksi työntekijä, kesätuuraajalle syntyy käsitys koko tiimistä.

Monta erilaista työntekijää yhdessä yhteisössä

Sofian ja Sonjan tärkeimmät vinkit etäperehdytykseen pätevät myös normaaleina aikoina. Sofia painottaa tuen merkitystä.

– Uudella työntekijällä täytyy olla tunne siitä, ettei hän jää yksin ja että joku voi aina auttaa.

Yksilöllisyyden huomioinen auttaa perehdytystä onnistumaan sekä antaa tilaa erilaisille työntekijöille.

– Aina voi tehdä tarkan suunnitelman, mutta ihmisten oppimistahti- ja tavat ovat erilaisia. Suunnitelman täytyy joustaa perehdytettävän ehdoilla, tuumaa Sonja.

Etäperehdytys ja pitkäaikainen työskentely eri osoitteissa asettaa uudenlaiset edellytykset työssä onnistumiselle niin työnantajan kuin työntekijän näkökulmasta.

– Jokaisen täytyy tuoda itseään esille eri tavalla. Etänä työskentely vaatii myös ajanhallintaa ja itsensä johtamista. On pakko kehua meillä aloittaneita kesätyöntekijöitä! He ovat ihanan innostuneita ja kiinnostuneita – tajuttoman hyvää porukkaa, kehuu Sofia.

– Kun tiimiläiset työskentelevät joka päivä kotoa käsin, vaikuttaa kunkin elämäntilanne töiden sujumiseen. Toisilla on koko perhe kotona ja näin häiriötekijöitä voi olla tavallista enemmän. Toisaalta sinkut voivat kokea itsensä yksinäisiksi ja kasvokkaisten kontaktien puuttuminen voi harmittaa enemmän. On tärkeä pyrkiä huomioimaan näitä ihmisen erilaisia tilanteita myös työssä, pohtii Sonja.

Elon vinkit kesätyöntekijöiden perehdytykseen

1. Valmistele perehdytyssuunnitelma hyvissä ajoin ennen kesätyöntekijän ensimmäistä työpäivää.
2. Varaa perehdytykseen riittävästi aikaa perehdyttäjän ja kesätyöntekijän kalentereista.
3. Ota muuhun työyhteisöön tutustuminen osaksi perehdytystä. Tämä on erityisen merkityksellistä, mikäli perehdytys ja työ tehdään etänä!
4. Muista, että itsestäänselvyyksiä ei ole. Käy siis perusteellisesti organisaation käytännöt, periaatteet ja toimintatavat kesätyöntekijän kanssa läpi.

Tutustu myös Elon lehdistötiedotteeseen nuorten työntekijöiden tukemisesta >
Tiedätkö miten kesätyöntekijän eläkevakuutus hoidetaan? Lue lisää >