Den här dataskyddsbeskrivningen förklarar hur dina personuppgifter behandlas om du är arbetspensionsförsäkrad, har ansökt om pension eller rehabiliteringsförmån, är pensions- eller rehabiliteringsförmånstagare eller kund hos pensionsrådgivningen.

Elo har till uppgift att sköta arbetstagarnas och företagarnas lagstadgade pensionsskydd i enlighet med lagen om pension för arbetstagare (ArPL) och lagen om pension för företagare (FöPL). När vi sköter denna uppgift behandlar vi personuppgifter om arbetspensionsförsäkrade, pensions- och förmånssökande och pensions- och förmånstagare. Vi månar om våra kunders integritetsskydd och behandlar personuppgifter enligt gällande lagstiftning. I den här dataskyddsbeskrivningen berättar vi närmare om ändamålen för Elos behandling av personuppgifter i försäkrings- och pensionsprocessen och på vilket sätt uppgifterna behandlas.

I syfte att fullgöra vår lagstadgade uppgift behandlar vi också uppgifter om kontaktpersoner hos pensionsförsäkringskunder, potentiella kunder samt serviceleverantörer och partner. Mer information om denna behandling av personuppgifter hittar du här.

Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud
Personuppgiftsansvarig är Ömsesidiga Arbetspensionsförsäkringsbolaget Elo (”Elo”) på adressen
Norrskensvägen 7, 02100 Esbo tfn 020 703 50 (växel)

Läs mer om dataskyddet vid Elo eller kontakta vårt dataskyddsombud:
Tuukka Jousi, tietosuoja@elo.fi, tfn 020 703 50 (växel).

Arbetspensionsförsäkrade

Arbetstagarnas pensionsskydd sköts med en ArPL-försäkring som arbetsgivaren tecknar för sina arbetstagare. Elo behandlar personuppgifter i skötseln av sina uppgifter i samband med det lagstadgade pensionsskyddet för arbetstagare. Elo behandlar personuppgifter om arbetspensionsförsäkrade även för bestämning av försäkringsavgifter och rådgivning.

Företagarnas pensionsskydd sköts med en FöPL-försäkring. Personuppgifter om företagare behandlas för skötseln av det lagstadgade pensionsskyddet, bestämning av försäkringsavgifter och rådgivning. Den här beskrivningen redogör för behandlingen av personuppgifter om företagare till den del företagarna är arbetspensionsförsäkrade. Företagare är samtidigt också försäkringskunder eftersom de själva ansvarar för tecknandet av sina försäkringar. Mer information om behandlingen av personuppgifter om försäkringskunder hittar du här. 

Personuppgifter om arbetspensionsförsäkrade behandlas också i samband med bildande och utskickning av arbetspensionsutdrag. Vid behov behandlas personuppgifter i syfte att utreda uppgifter om anställningsförhållanden så att arbetspensionsförsäkringens riktighet kan kontrolleras.

Pensions- eller rehabiliteringsförmånssökande och pensions- eller rehabiliteringsförmånstagare

Personuppgifter om arbetspensionssökande och personer som ansöker om yrkesinriktad rehabiliteringsförmån behandlas för handläggning av ansökningar samt rådgivning. Personuppgifter om pensions- och förmånstagare behandlas för betalning av pension eller förmån samt rådgivning. Uppgifter om invalidpensions- och rehabiliteringsförmånssökande och invalidpensions- och rehabiliteringsförmånstagare behandlas också i samband med åtgärder för att upprätthålla och återställa personens arbetsförmåga.

Om den som ansöker om eller beviljats pension eller förmån har en representant (på fullmakt grundad eller intressebevakare), behandlas personens uppgifter inom ramen för tillståndets omfattning.

Uppgifter om invalidpensions- och rehabiliteringsförmånssökande och invalidpensions- och rehabiliteringsförmånstagare behandlas också för utarbetande av modeller för risk för arbetsoförmåga vid företag samt hanteringen av dessa risker och utvecklingen av processerna för arbetsförmåga.

Arbetspensionsförsäkrade och pensions- eller rehabiliteringsförmånssökande och pensions- eller rehabiliteringsförmånstagare

Personuppgifter om arbetspensionsförsäkrade samt pensions- och rehabiliteringsförmånssökande och pensions- och rehabiliteringsförmånstagare behandlas i syfte att säkerställa kvaliteten på kundservicen och i samband med system- och utvecklingsarbete. Uppgifter som samlats för skötseln av försäkrings- och ersättningsärenden används också i verksamhetsutvecklingen så att de till exempel utnyttjas för analys av data om ärendehanteringssätt, utvärdering av verksamhetens effektivitet samt inriktning av kommunikation. Vi personifierar våra webbtjänster så att de passar användarens livssituation genom att utnyttja uppgifter som erhållits i samband med försäkring och pensionshandläggning. Uppgifter som samlas om användningen av Elos webbplats behandlas i syfte att säkerställa funktionaliteten samt för analyser och riktad marknadsföring. Mer information om kakor på webbplatsen hittar du här. 

Vilka av dina personuppgifter behandlar vi?

Med dina personuppgifter avses alla uppgifter som kan kopplas till dig eller som du kan identifieras med. Elo behandlar personuppgifter i sin försäkrings- och ersättningsverksamhet samt i system- och utvecklingsarbetet endast i den omfattning som är nödvändig för att vi ska kunna sköta de uppgifter vi ansvarar för.
Läs mer om behandlingsändamål, personuppgifter som behandlas och de rättsliga grunderna för behandlingen>

Från vilka källor får vi dina personuppgifter?

Elo får personuppgifter om pensionsförsäkrade samt pensions- och förmånssökande och pensions- och förmånstagare av de registrerade själva, de arbetspensionsförsäkrades arbetsgivare samt parter av vilka Elo med stöd av lag har rätt att få uppgifter, såsom

• Pensionsskyddscentralen
• övriga pensionsanstalter
• inrättningar som sköter socialförsäkringen, till exempel FPA
• Skatteförvaltningen
• Närings-, trafik- och miljöcentralerna
• besvärsinstanser
• aktörer inom hälso- och sjukvården
• EU:s kontaktinrättningar
• läroanstalter
• utsökningsmyndigheter och personer med rätt till retroaktivt betald pension
• befolkningsdatasystemet

Personuppgifter samlas också som resultat av Elos egen verksamhet. Dessutom samlas uppgifter om användningen av webbplatsen och webbtjänsterna.

Till vilka parter överförs eller utlämnas dina personuppgifter?

Uppgifter lämnas ut till utomstående endast när mottagaren har lagstadgad rätt att få uppgifter av Elo eller i undantagsfall med den registrerades samtycke.

Elo får lämna ut uppgifter om pensionsförsäkrade samt pensions- och förmånssökande och pensions- och förmånstagare med stöd av lag till exempel till arbetsgivare, intressebevakare, Pensionsskyddscentralen och övriga pensionsanstalter, inrättningar som sköter socialförsäkringen (till exempel FPA), Statskontoret, EU:s kontaktinrättningar, Skatteförvaltningen, arbetskrafts- och socialmyndigheter, utsökningsmyndigheter.

I administrationen av informationssystemen för arbetspensionsförsäkringen och pensionsprocesserna samt genomförandet av stödtjänsterna anlitar Elo betrodda serviceleverantörer som behandlar personuppgifter för Elos räkning. I verkställigheten av försäkringen och arbetspensionsskyddet behandlas uppgifter av AREK Oy, den gemensamma serviceleverantören för arbetspensionsbranschen. I samband med rehabiliteringsåtgärder behandlas personuppgifter på uppdrag av Elo också av externa serviceleverantörer. Betalningar förmedlas via banker som har verksamhet i Finland, och samtidigt överförs personuppgifter till bankerna.

Överförs dina uppgifter utanför Europa?

Elo anlitar i huvudsak företag som är etablerade inom Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet som serviceleverantörer och i uppgifter i samband med administrationen och utvecklingen av informationssystemen. Om personuppgifter överförs till ett tredje land utanför Europa iakttas de skyddsåtgärder som förutsätts i dataskyddsdirektivet, såsom EU:s standardavtalsklausuler och skydd av data genom till exempel pseudonymisering.

Hur länge förvarar vi uppgifter om dig?

Vi förvarar dina personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för att genomföra de ändamål som anges i denna dataskyddsbeskrivning eller i enlighet med de lagstadgade förvaringstiderna, varefter uppgifterna raderas.

I syfte att fullgöra de lagstadgade skyldigheterna förvaras dokument som är nödvändiga för skötseln av försäkringen och bestämningen av försäkringsavgiften i enlighet med arbetspensionslagen i tio år efter att avtalet löpt ut. Förtjänstuppgifter som behövs för beräkning av pension förvaras så länge det behövs för skötseln av arbetspensionsbolagets uppgifter. Arbetspensionsutdragen tas ur arbetspensionsbranschens gemensamma register och dessa uppgifter förvaras inte i Elos egna system efter att pensionsutdraget skickats.

Uppgifter om pensions- och förmånssökande och pensions- och förmånstagare förvaras i fem år efter personens död i enlighet med den i arbetspensionslagen angivna förvaringstiden om inte bokföringslagen kräver en längre lagringstid. Uppgifter om ansökningar och pensionsbeslut förvaras så länge det behövs för skötseln av arbetspensionsbolagets uppgifter. Dokument som uppkommer i kundrådgivningen förvaras i tio år och kundnöjdhetsundersökningar och upptagningar förvaras i ett år.

Automatiskt beslutsfattande

Vi utfärdar automatiska beslut om ålderspensioner och partiella förtida ålderspensioner när de uppgifter som behövs för avgörande av ansökan och beräkning av pensionsbelopp finns i registren. Efter att ha fått ett automatiskt beslut har den registrerade rätt att kräva att ansökan behandlas på nytt manuellt. För att säkerställa kvaliteten kan profilering användas som stöd för avgörandet av invalidpensionsbeslut. Profileringen grundar sig på uppgifterna om det ärende som behandlas samt på beslutsstatistik. Profilering ligger inte till grund för automatiska beslut.

Vilka rättigheter har du som registrerad?

Dina rättigheter till dina personuppgifter som behandlas vid Elo anges i dataskyddslagstiftningen.

• Rätt att få tillgång till uppgifterna: Du har rätt att veta vilka uppgifter om dig Elo behandlar. Du har också rätt att få en kopia av de uppgifter som behandlas samt all nödvändig information om uppgiftsbehandlingen.

• Rätt till korrigering av uppgifter: Du har rätt att få en felaktig, föråldrad eller bristfällig uppgift om dig korrigerad eller kompletterad.

• Rätt till radering av uppgifter: Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att uppgifter om dig raderas. Personuppgifter kan raderas till exempel när de inte längre behövs för de ursprungliga användningsändamålen eller när du motsätter dig behandling av dina personuppgifter för direkt marknadsföring. Observera att Elo trots din begäran kan vara tvungen att fortsätta behandla dina uppgifter till exempel för att iaktta en lagstadgad skyldighet och att det då inte är möjligt att radera uppgifterna.

• Rätt till begränsning av behandlingen: Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas så att Elo endast har rätt att förvara uppgifterna. Du kan till exempel begära att dina uppgifter begränsas för den tid ärendet utreds när du anser att en uppgift om dig inte stämmer och det måste utredas närmare om uppgiften är korrekt.

• Rätt att begära att uppgifter överförs från ett system till ett annat: Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på samtycke eller avtal, har du rätt att överföra dina uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till överföring gäller uppgifter som du själv lämnat till Elo och som registrerats i det elektroniska informationssystemet. Om det är tekniskt möjligt ska den personuppgiftsansvarige överföra dina uppgifter direkt till den andra personuppgiftsansvarige.

• Rätt att invända mot behandlingen: Du har i vissa fall rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter, om behandlingen inte grundar sig på en lagstadgad skyldighet eller ett avtal.

• Automatiserade enskilda beslut, inklusive profilering: Du har rätt att inte omfattas av ett beslut som enbart grundar sig på automatisk behandling, såsom profilering, och som har rättsverkan eller annars betydande effekter för dig.

Om du vill utnyttja dina rättigheter ska du lämna en skriftlig begäran till Elos dataskyddsombud per e-post (tietosuoja@elo.fi) eller per brev till Arbetspensionsbolaget Elo, Dataskyddsombudet, 00041 Elo. Observera att du ska identifiera dig innan begäran uppfylls. Ge därför din kontaktinformation i samband med begäran.

Elo besvarar begäranden utan obefogat dröjsmål, i vilket fall som helst inom en månad efter att begäran mottagits. Uppgifter som lämnas ut och åtgärder som vidtas på den registrerades begäran är i första hand avgiftsfria, om inte begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller upprepas många gånger. På dessa grunder kan Elo också kan neka till att uppfylla begäran.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlats i strid med dataskyddslagstiftningen, har du rätt att lämna in ett klagomål hos dataombudsmannen, Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00531 Helsingfors eller www.tietosuoja.fi.