Henkilötietojen käsittely ja suojaus Elossa

© Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo 2014

Kerättävät tiedot ja tietojen käsittely

Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Elo on työeläkevakuutusyhtiö, jonka tehtävänä on hoitaa työntekijöiden ja yrittäjien lakisääteistä eläketurvaa työntekijän eläkelain (TyEL) ja yrittäjän eläkelain (YEL) mukaisesti sekä hoitaa tätä varten kertyviä varoja vakuutusten käsittämät edut turvaavalla tavalla.

Lakisääteisen eläketurvan hoitamiseksi Elo ylläpitää ja käsittelee henkilötietoja vakuutetuista, vakuutuksenottajista ja näiden puolesta toimivista henkilöistä (kuten vakuutuksenvälittäjistä) sekä eläkkeensaajista.

Sijoitustoimintansa osana Elo tarjoaa asiakasyrityksilleen rahoitusratkaisuja. Luottojen hoitamiseksi ylläpidettävään lainarekisteriin talletetaan tietoja lainansaajista ja vakuudenantajista. Lisäksi Elo omistaa kiinteistöjä, joiden vuokrausta ja tähän liittyviä toimintoja, kuten vuokralaskutusta yms., hoitavat Newsec Asset Management Oy, Realprojekti Oy, Ovenia Isännöinti Oy, RJ-tili Oy, LähiTapiola Kiinteistövarainhoito Oy ja Realia Management Oy. Vuokraustoiminnan hoitamiseksi palveluntuottajat ylläpitävät rekisteriä, johon talletetaan vuokralaisia koskevia tietoja.

Henkilöä koskevia tietoja Elo voi hankkia rekisteröidyltä itseltään tai hänen edustajaltaan, viranomaisten ylläpitämistä julkisista rekistereistä sekä niiltä muilta tahoilta, joilta Elolla on lain mukaan oikeus saada tietoja (mm. lakisääteistä sosiaalivakuutusta hoitavilta laitoksilta). Laina-asiakkaidensa osalta Elo hankkii tietoa myös luottotietorekistereistä.

Elo kerää henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen yllä mainittujen tehtävien hoitamiseksi. Elo käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja ja huolehtii asiakkaidensa yksityisyyden suojasta työntekijän eläkelain, yrittäjän eläkelain, henkilötietolain, muun sovellettavaksi tulevan lainsäädännön säännösten sekä Eläketurvakeskuksen antaman henkiötietojen käsittelyä koskevan ohjeistuksen mukaisesti.

Elon henkilötietoja sisältävien rekistereiden käyttöoikeudet ovat rajoitettuja ja henkilötietoja käsittelevät vain työtehtäviensä puolesta siihen oikeutetut henkilöt. Koko Elon henkilöstöä sitoo laissa säädetty vaitiolovelvollisuus. Elon työntekijät ovat lisäksi erikseeen allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Elo edellyttää myös yhteistyökumppaneiltaan vastaavan sisältöistä salassapitositoumusta.

Tietojen luovuttaminen

Elo voi luovuttaa henkilötietoja vain rekisteröidyn suostumuksella sekä silloin, kun luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja Elolta. Elo voi luovuttaa henkilötietoja ulkomaille kansainvälisoikeudellisten Eloa velvoittavien sopimusten nojalla silloin, kun kyseessä on työeläketurvan toteuttaminen.

Elo ei ilman rekisteröidyn suostumusta luovuta tietoja muille ulkopuolisille tahoille.

Asiakastietoja voidaan käyttää henkilötietolain mukaisesti suoramarkkinointiin, ellei rekisteröity ole sitä erikseen kieltänyt.

Rekisterien suojaus ja tietoturvallisuus

Elon rekisterit, joissa tietoja säilytetään, on asianmukaisesti suojattu ja eristetty julkisesta verkosta. Oikeudeton tietojärjestelmiin tunkeutuminen on estetty teknisillä palomuuri- ja pääsynvalvontajärjestelmillä. Sähköisessä muodossa olevat tietoaineistot on suojattu teknisin varmistusmenetelmin. Paperimuotoisten asiakirjojen ja arkistomateriaalien säilytys on turvattu palo- ja murtohälytys- sekä kulunvalvontajärjestelmin.

Tietoliikenneyhteyksien suojaus ja tietoturvallisuus

Elon tunnistautumista (käyttäjätunnus ja salasana, Tupas-tunnistus tai HST-kortti) vaativat verkko- ja asiointipalvelut sekä  tiedon siirto näiden kanavien välityksellä on suojattu korkeatasoisella salaustekniikalla. Salatun yhteyden muodostumisen havaitsee yleensä "lukkokuvakkeesta", joka ilmestyy sivuston alapalkkiin.

Sen sijaan tavallinen sähköposti kulkee internetissä suojaamattomana. Elo ei vastaa salaamattomassa sähköpostiyhteydessä lähetettyjen tietojen paljastumisesta julkisessa verkossa eikä tästä aiheutuneista mistään vahingoista tai kuluista.

Elon internet-sivuilla voi olla linkkejä muiden palvelun tarjoajien sivuille. Elo ei vastaa näiden muiden palveluntarjoajien sivujen sisällöstä tai tietoturvasta taikka lainmukaisuudesta.

Rekisteriselosteet

Tarkempia tietoja Elon ylläpitämiin henkilörekistereihin merkittävistä tiedoista, tietojen lähteistä sekä tahoista, joille tietoja voidaan luovuttaa, löytyy henkilötietolain mukaisista rekisteriselosteista. Rekisteriselosteet ovat nähtävillä Elon asiakaspalvelupisteessä.

Käyntiosoite: Revontulentie 7, 02100 Espoo
Puhelin: 020 703 50 (yleinen asiakaspalvelu)

Tietosuojaseloste asiakkuusprosessi >

Tietosuojaseloste eläkeprosessi >

Tietosuojaseloste vakuutusprosessi >

Tietosuojaseloste kameravalvontajärjestelmä >

Tietosuojaseloste lainarekisteri >

Tietosuojaseloste työnhakijarekisteri >

Tietosuojaseloste lokitiedot >